Ga naar hoofdinhoud

Leerlingen beheren

Na het toevoegen van groepen, kunnen de leerlingen per groep worden toegevoegd. In de toolbar vind je een switch om te kunnen wisselen tussen groepen. Je kunt groepen binnen AI School het beste interpreteren als stamgroepen. Een leerling moet gekoppeld zijn aan een stamgroep in het systeem. Deze koppeling zorgt op zijn beurt weer voor de koppeling met de juiste school.

Handmatig toevoegen​

De beheerder kan leerlingen 1 voor 1 toevoegen met behulp van de plus knop in de toolbar.

leerling toevoegen

Bij het aanmaken van een nieuwe leerling kan de beheerder kiezen om direct een welkomsmail te versturen. Deze optie staat standaard uit. De mail voor leerlingen is kort gehouden en verwijst naar de directe inloglink, een korte startvideo en hulp via de docent.

Leerlingen via een csv bestand toevoegen​

Leerlingen kunnen via een csv lijst worden geupload. De lijst moet 5 kolommen hebben voor leerlingnummer, voornaam, tussenvoegsel, achternaam en email adres. De lijst mag geen kolomhoofden bevatten.

Leerlingen uploaden via csv

De kolom met het email adres is belangrijk. Elke leerling wordt gekoppeld aan één stamgroep.

Bij een csv-upload kan ook worden gekozen om een welkomsmail te versturen naar de leerlingen uit de upload. Ook deze optie staat standaard uit.

Leerlingen aanmaken via domeinen whitelisten​

Leerlingen kunnen ook automatisch worden aangemaakt door domeinen te whitelisten. Wanneer een leerling inlogt met een e-mailadres dat behoort tot een gewhitelist domein, wordt er automatisch een account voor hen aangemaakt en gekoppeld aan de juiste groep en school. Dit vermindert de noodzaak voor de beheerder om handmatig accounts aan te maken.

Zie voor meer informatie Domeinen beheren.

Leerling bewerken​

De leerling kan worden bewerkt door bij Acties op "Bewerken" te klikken.

leerling bijwerken

Ook kan de inlogstatus van een leerling worden bijgewerkt. De leerling kan op non-actief worden gezet.

Leerlingen status

Welkomsmail versturen en nalezen​

Beheerders kunnen ook na het aanmaken nog welkomsmails versturen:

  • Selecteer één of meerdere leerlingen en gebruik de mailknop in de toolbar.
  • Open bij één leerling het menu Acties en kies Verstuur welkomsmail?.

Via Acties > Welkomsmails bekijken kan de beheerder eerder klaargezette welkomsmails nalezen. In dit overzicht staat de inhoud van de mail en de verzendstatus, zoals of de mail is klaargezet, verzonden of door de mailserver is geaccepteerd.

Aanmaken van accounts​

Accounts worden automatisch aangemaakt na een succesvolle eerste inlog poging. Tijdens het aanmaken van accounts worden tokens toegevoegd op de server:

  • leerling (ja/nee): wordt op "ja" gezet als het email adres overeen komt met een email adres op de lijst met leerlingen
  • medewerker (ja/nee): wordt op "ja" gezet als het email adres overeen komt met een email adres op de lijst met medewerkers
  • admin (ja/nee): wordt altijd op "nee" gezet bij eerste aanmaak van het account
  • bestuur admin (ja/nee): wordt altijd op "nee" gezet bij eerste aanmaak van het account
  • super admin (ja/nee): wordt altijd op "nee" gezet bij eerste aanmaak van het account

Deze tokens worden later gekoppeld aan Permissies. Permissies worden ingesteld door de beheerder. Hierin legt de beheerder vast welke rechten er per rol worden toegekend.

Verwijderen van een leerling​

Bij het verwijderen van een leerling zijn er een aantal opties:

  • De leerling heeft nog nooit ingelogd en heeft dus geen account
  • De leerling heeft een account

Leerling heeft geen account​

Als de leerling geen account heeft, dan zal het leerling record worden verwijderd. Aangezien er geen account is en ook geen gegevens, hoeft er verder niets te gebeuren.

Leerling heeft een account​

Als de leerling wordt verwijderd bij zijn/haar stamgroep, dan zal het leerling record op non-actief worden gezet. Het account en alle gegevens blijven bestaan, maar de leerling kan niet meer inloggen. Om de leerling definitief te verwijderen, moet het account worden verwijderd.

Verwijderen van account​

Bij het verwijderen van een account worden de volgende stappen automatisch genomen:

  • Chats en chatberichten worden verwijderd
  • Bestanden en gerelateerde documenten worden verwijderd
  • Het medewerker of leerling record wordt verwijderd
  • Het account record wordt definitief verwijderd uit Firebase

Bewaartermijn voor leerlingen​

Leerlingen worden automatisch verwijderd na het verlopen van de bewaartermijn die is ingesteld in de omgeving. De default is 8 jaar.