راه‌اندازی و مدیریت دانش‌بان
با دانش‌بان، یک سازمان مدرسه‌ای اطلاعات قابل اعتماد را به صورت مرکزی در دسترس قرار می‌دهد. مدیران می‌توانند لینک‌ها و اسناد دانش را منتشر کنند. اسناد دانش منتشر شده همچنین به طور خودکار هنگام مرتبط بودن محتوای آنها با یک سوال چت معمولی جستجو می‌شوند.
شما دانش‌بان را از طریق مدیریت → دانش‌بان مدیریت می‌کنید. لینک‌ها و اسناد دانش مرکزی موجود در یک جدول کنار هم قرار دارند.
آنچه کاربران می‌بینند
موارد منتشر شده در دانش‌بان قابل مشاهده هستند: دانش برای کل هیئت مدیره تحت هیئت مدیره مدرسه → اسناد، دانش برای یک یا چند مدرسه تحت همان مدرسه → اسناد، و لینک‌ها تحت لینک‌ها. بسته به تنظیمات، لینک‌های دانش‌بان ممکن است در داشبورد نیز ظاهر شوند. کاربران فقط اطلاعات مربوط به کل سازمان یا مدرسه خود را می‌بینند. قالب‌های سند که برای بخش‌های خاصی در نظر گرفته شده‌اند، در میان کارکنان آن بخش‌ها نیز تحت مدرسه → بخش‌های من قرار دارند.
یک سند دانش می‌تواند به دو روش استفاده شود:
- کاربر سند را از طریق اسناد باز می‌کند.
- AI-School به طور خودکار سند را هنگام سوال چت مرتبط جستجو می‌کند، بدون اینکه کاربر نیاز باشد آن را با گیره کاغذ انتخاب کند.
یک لینک معمولی فقط به یک صفحه وب، ویدئو یا منبع خارجی ارجاع می‌دهد. تنها یک سند دانش پردازش شده شامل Markdown اصلی است که می‌تواند به عنوان منبع مرکزی چت جستجو شود.
سطح سازمان و مدرسه
هر سند دانش دارای دامنه‌ای است:
- کل سازمان — در دسترس همه مدارس در محیط.
- مدارس انتخاب شده — فقط در دسترس کاربران یک یا چند مدرسه انتخاب شده.
مدیران هیئت مدیره می‌توانند دانش سازمانی و دانش مدارس انتخاب شده را مدیریت کنند. مدیران مدرسه فقط دانش مدارس تحت مدیریت خود را مدیریت می‌کنند.
دامنه را بر اساس محتوا انتخاب کنید. به عنوان مثال، یک سیاست امنیت اطلاعات در سطح هیئت مدیره باید در کل سازمان باشد؛ دستورالعمل دسترسی محلی باید مربوط به مدرسه مربوطه باشد.
نمای کلی دانش‌بان
در نمای کلی می‌توانید:
- جستجو و فیلتر کنید؛
- موارد را با دکمه بعلاوه اضافه کنید؛
- ترتیب را با دستگیره کشیدن تنظیم کنید؛
- لینک‌ها و اسناد دانش را ویرایش کنید؛
- اسناد را منتشر، بایگانی یا حذف کنید؛
- یک بسته OKF را وارد یا صادر کنید.
شاخص و ترتیب تنظیم شده تعیین می‌کند که چگونه موارد در اسناد مرتب شوند.
افزودن یک مورد
بالای جدول روی دکمه بعلاوه کلیک کنید. می‌توانید از سه نوع محتوا انتخاب کنید.
لینک
برای یک صفحه وب، ویدئو، دوره یا منبع خارجی موجود، لینک را انتخاب کنید. یک عنوان قابل تشخیص، توضیح، دسته‌بندی و URL وارد کنید. لینک در دانش‌بان قابل مشاهده است، اما صفحه خارجی به طور خودکار به عنوان سند دانش مرکزی نمایه نمی‌شود.
افزودن سند
برای نوشتن مستقیم یک سند دانش، افزودن سند را انتخاب کنید.
- یک نام فایل یکتا و عنوان واضح وارد کنید.
- یک نوع انتخاب کرده و توضیح و برچسب‌ها اضافه کنید.
- محتوا را در ویرایشگر Markdown بنویسید یا بچسبانید.
- وضعیت و دامنه را انتخاب کنید.
- سند را ذخیره کنید.
از عناوین واضح، پاراگراف‌های کوتاه مستقل و اصطلاحات سازگار استفاده کنید. این به خواننده و همچنین بازیابی خودکار بخش‌های مرتبط کمک می‌کند.
افزودن فایل منبع
برای استفاده از یک فایل از مدیریت فایل به عنوان سند دانش، افزودن فایل منبع را انتخاب کنید. می‌توانید یک فایل موجود را انتخاب کنید یا ابتدا یک فایل جدید آپلود کنید.
AI-School فایل اصلی را نگه می‌دارد و علاوه بر آن Markdown اصلی ایجاد می‌کند. فایل‌های PDF، Word، PowerPoint، Markdown و سایر فایل‌های پشتیبانی شده یک قالب یکنواخت برای نمایش، صادرات و نمایه‌سازی جستجو دریافت می‌کنند.
فایل‌های PDF، Word و PowerPoint به طور خودکار پردازش می‌شوند. در این پردازش، متن، ساختار سند و در صورت امکان اطلاعات بصری مرتبط مانند جداول، نمودارها، فرم‌ها و تصاویر لحاظ می‌شوند. این باعث می‌شود محتوای مفید بیشتری نسبت به استخراج متن ساده در دسترس باشد.
قبل از انتشار بررسی کنید:
- آیا همه فصل‌های مهم موجود هستند؛
- آیا جداول و فهرست‌ها قابل فهم هستند؛
- آیا نمودارها و تصاویر به درستی توصیف شده‌اند؛
- آیا عنوان، توضیح، نوع و برچسب‌ها صحیح هستند؛
- آیا هشدارهای کیفیت نیاز به اقدام دارند؛
- آیا وضعیت و دامنه مدرسه درست است.
پردازش فنی موفق تضمین نمی‌کند که همه معانی بصری به درستی منتقل شده باشند. دانش مهم را همیشه با فایل اصلی مقایسه کنید.
تنظیم متادیتا
در تنظیم سند دانش می‌توانید موارد زیر را مدیریت کنید:
| فیلد | کاربرد |
|---|---|
| عنوان | نامی که کاربران در دانش‌بان و ارجاع منبع می‌بینند. |
| نوع | نوع محتوا، مثلاً سیاست، پروتکل یا راهنما. |
| توضیح | شرح کوتاه درباره هدف و محتوا. |
| برچسب‌ها | اصطلاحات جستجو و مدیریت، جدا شده با کاما. |
| منبع یا منبع اطلاعات | منشأ یا مالک محتوایی. |
| URL منبع | لینک به منبع اصلی یا جاری. |
| تاریخ تغییر | تاریخی که منبع به‌روزرسانی شده است. |
| وضعیت انتشار | پیش‌نویس، منتشر شده یا بایگانی شده. |
| دامنه | کل سازمان یا مدارس انتخاب شده. |
| اشتراک‌گذاری با | کارکنان، دانش‌آموزان یا هر دو. |
| بخش‌ها | فقط برای دانش مدرسه: بخش‌هایی که سند برای آنها در نظر گرفته شده است. |
| Markdown اصلی | محتوایی که نمایش داده، صادر و نمایه‌سازی می‌شود. |
اشتراک‌گذاری با کارکنان، دانش‌آموزان و بخش‌ها
با اشتراک‌گذاری با تعیین می‌کنید که چه کسانی سند منتشر شده در دانش‌بان را می‌بینند و چه کسانی آن را به عنوان منبع در چت دریافت می‌کنند: کارکنان، دانش‌آموزان یا هر دو. یک سند جدید به طور پیش‌فرض فقط با کارکنان به اشتراک گذاشته می‌شود. اسنادی که قبل از وجود این تنظیمات بودند، تا زمانی که تغییر نکنند با همه به اشتراک گذاشته می‌شوند.
برای دانش مدارس انتخاب شده می‌توانید بخش‌ها را نیز انتخاب کنید. شما از بین بخش‌هایی که در مدرسه تنظیم شده‌اند انتخاب می‌کنید (مدیریت → مدارس). فقط کارکنان آن بخش‌ها سند را می‌بینند، تحت مدرسه → اسناد و همچنین تحت مدرسه → بخش‌های من. اگر این فیلد خالی بماند، سند برای همه کارکنان مدرسه معتبر است. بخش‌ها فقط برای کارکنان اعمال می‌شوند؛ اسنادی که با دانش‌آموزان به اشتراک گذاشته شده‌اند، توسط همه دانش‌آموزان مدرسه دیده می‌شوند.
مدیران همیشه سند را می‌بینند تا بتوانند آن را بررسی کنند. بخش‌های کارکنان را در مدیریت → کارکنان → اختصاص بخش‌ها تنظیم کنید.
وضعیت و انتشار
- پیش‌نویس — فقط در مدیریت قابل مشاهده است و هنوز برای سوالات چت در دسترس نیست.
- منتشر شده — در اسناد قابل مشاهده و در دامنه تنظیم شده قابل جستجو است.
- بایگانی شده — در مدیریت نگهداری می‌شود اما برای کاربران فعال نیست.
یک روند کاری امن این است: افزودن به عنوان پیش‌نویس، بررسی محتوا و دامنه، آزمایش سوالات نماینده و سپس انتشار. دانش قدیمی را بایگانی کنید و از انتشار همزمان نسخه‌های متناقض جلوگیری کنید.
مالکیت سازمانی و نگهداری
وقتی یک فایل منبع به دانش مرکزی تبدیل می‌شود، از ذخیره‌سازی شخصی به ذخیره‌سازی سازمانی منتقل می‌شود. مالک شخصی و پیوند پوشه حذف می‌شوند. بنابراین سند دانش حفظ می‌شود حتی اگر حساب کاربری آپلودکننده اصلی بعداً حذف شود.
از بایگانی شده استفاده کنید اگر دانش دیگر نباید فعال باشد اما باید حفظ شود. یک سند را فقط زمانی حذف کنید که فایل منبع، نسخه اصلی و نمایه جستجو نیز به طور قطعی حذف شوند.
OKF چیست؟
OKF (Open Knowledge Format) قالب قابل انتقال دانش‌بان مرکزی است. این قالب از Markdown معمولی با YAML-frontmatter برای متادیتای محتوایی تشکیل شده است.
---
type: "beleid"
title: "Schoolprotocol"
resource: "schoolprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "veiligheid"]
source_format: "pdf"
source_file: "schoolprotocol.pdf"
---
# Schoolprotocol
## Veilig melden
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
وضعیت انتشار و دامنه مدرسه همچنان تنظیمات امنیتی جداگانه در AI-School هستند؛ آنها بخشی از سند قابل انتقال نیستند.
وارد کردن و صادر کردن OKF
با دکمه صادرات می‌توانید اسناد دانش مرکزی را به صورت یک بسته ZIP دانلود کنید. این بسته شامل اسناد Markdown، یک index.md و یک گزارش صادرات است. فایل PDF یا Word اصلی به عنوان منبع در AI-School نگهداری می‌شود.
با دکمه واردات می‌توانید یک بسته ZIP شامل اسناد Markdown اضافه کنید. اسناد وارد شده به صورت پیش‌نویس شروع می‌شوند تا مدیر بتواند عنوان، محتوا، دامنه و متادیتا را قبل از انتشار بررسی کند.
یک بسته می‌تواند حداکثر ۲۵ سند Markdown و ۸ مگابایت محتوای فشرده و باز شده داشته باشد. مجموعه‌های بزرگ‌تر را به چند بسته تقسیم کنید.
بررسی انتها به انتها
- یک سند با یک واقعیت واضح و قابل تشخیص منتشر کنید.
- به عنوان کاربر یک مدرسه در دامنه تنظیم شده وارد شوید.
- بررسی کنید که سند در اسناد قرار دارد و قابل باز شدن است.
- در یک چت معمولی سوال مرتبطی بپرسید بدون اینکه سند را به صورت دستی انتخاب کنید.
- بررسی کنید که پاسخ با سند مطابقت دارد و منبع مرکزی ذکر شده است.
- آزمایش را با کاربری خارج از دامنه تکرار کنید؛ آن کاربر نباید سند را ببیند یا از طریق چت استفاده کند.
برای فایل‌هایی که کاربر فقط به یک گفتگو متصل می‌کند، چت با اسناد را بخوانید.
پوشه SharePoint به عنوان منبع دانش مرکزی
یک مدیر می‌تواند یک پوشه SharePoint را به پایگاه دانش متصل کند. اسناد آن پوشه و زیرپوشه‌ها به طور خودکار پردازش می‌شوند؛ کارکنان آنها را از طریق پایگاه دانش موجود و در سوالات چت مرتبط استفاده می‌کنند، بدون توجه به مدل زبانی انتخاب شده. برای این کار نیازی به فعال کردن یکپارچه‌سازی شخصی SharePoint ندارند.
آماده‌سازی مایکروسافت
ابتدا مراحل کامل را در تنظیم Microsoft 365 دنبال کنید: برنامه سازمان، حق برنامه با رضایت مدیر و یک مجوز جداگانه read. مجوز پوشه (Files.SelectedOperations.Selected) توصیه می‌شود: در این حالت برنامه فقط پوشه انتخاب‌شده را در ساختار فعلی SharePoint شما می‌خواند. مجوز سایت (Sites.Selected) به برنامه دسترسی خواندن به کل سایت می‌دهد. اتصال سرور از همان برنامه سازمانی که برای ورود استفاده می‌شود بهره می‌برد و نیازی به URL بازگشتی اضافی ندارد.
اتصال پوشه
- به Beheer → Kennisbank → Toevoegen → SharePoint-mappen → Map koppelen بروید.
- یک عنوان وارد کنید و URL پوشه را جای‌گذاری کنید. از URL معمول پوشه یا URL نمای فایل SharePoint با پارامتر id استفاده کنید، نه لینک دعوت. دسترسی Microsoft را انتخاب کنید و در حالت مجوز پوشه، drive ID و item ID را که ICT هنگام اعطا پیدا کرده است وارد کنید.
- همان حقوق مدرسه/محل یا محیط و مخاطب را مانند یک سند دانش جداگانه انتخاب کنید. در صورت لزوم بخش‌ها را انتخاب کنید.
- برای در دسترس قرار دادن محتوا Gepubliceerd را انتخاب کرده و ذخیره کنید. یک پیش‌نویس خارج از دانش ارائه شده باقی می‌ماند.
- وضعیت پردازش را بررسی کنید. Vernieuwen وضعیت را به‌روزرسانی می‌کند؛ Nu synchroniseren پوشه را دوباره بررسی کرده و تلاش می‌کند خطاها را اصلاح کند.
محتوا مطابق حقوق انتخاب شده پایگاه دانش به اشتراک گذاشته می‌شود، حتی با کاربرانی که دسترسی شخصی SharePoint ندارند. حقوق فردی SharePoint منتقل نمی‌شود. فقط پوشه‌ای را متصل کنید که تمام محتوای آن برای این مخاطب در نظر گرفته شده باشد.
اسناد جدید و تغییر یافته به طور خودکار بررسی می‌شوند، معمولاً هر 15 دقیقه یکبار. فایل‌های حذف شده یا منتقل شده از پوشه در بررسی بعدی حذف می‌شوند. زیرپوشه‌هایی که مجوزهای اختصاصی بدون برنامه دارند نادیده گرفته می‌شوند. حداکثر 250 سند پشتیبانی شده در هر منبع و 25 مگابایت در هر سند مجاز است. فرمت‌های پشتیبانی شده شامل PDF، DOCX، PPTX، XLSX، Markdown، متن، CSV، HTML و JSON هستند. میانبرهای خارجی و فرمت‌های دیگر نادیده گرفته می‌شوند.
محتوا را در SharePoint تغییر دهید و حقوق پایگاه دانش را از طریق منبع متصل مدیریت کنید. قطع اتصال اسناد را فوراً مخفی می‌کند و واردات جدید را متوقف می‌سازد؛ نسخه‌های خصوصی ذخیره شده به این ترتیب به طور دائمی حذف نمی‌شوند. فهرست منابع نشان می‌دهد چرا یک همگام‌سازی ناموفق است: Microsoft پوشه را رد می‌کند (مجوز لغو شده، پوشه جابه‌جا یا حذف شده) یا برنامه سازمان نمی‌تواند وارد شود (کلید مخفی یا رضایت مدیر). در طول خطا، محتوای منبع ارائه نمی‌شود، حتی در پاسخ‌های چت. مجوز لغوشده در بررسی بعدی اثر می‌کند، نه بلافاصله. بازیابی از طریق همگام‌سازی بعدی امکان‌پذیر است.
این افزونه در 14 اکتبر 2026 برای OnderwijsSupport در AI-Corporate منتشر و آزمایش شده است. قبل از تنظیم حقوق مایکروسافت، از مدیریت پلتفرم بخواهید در دسترس بودن در محیط دیگر را تأیید کند.