Настройка и управление базой знаний
С помощью базы знаний организация школы предоставляет централизованный доступ к надежной информации. Администраторы могут публиковать ссылки и документы знаний. Опубликованные документы знаний также автоматически просматриваются, когда их содержимое релевантно для обычного запроса в чате.
Вы управляете базой знаний через Управление → База знаний. Существующие ссылки и центральные документы знаний отображаются вместе в одной таблице.
Что видят пользователи
Опубликованные элементы видны в Базе знаний: знания для всего управления — в разделе Управление школой → Документы, знания для одной или нескольких школ — в разделе соответствующей школы → Документы, а ссылки — в разделе Ссылки. В зависимости от настройки ссылки базы знаний могут также отображаться на панели управления. Пользователи видят только информацию для всей организации или для своей школы. Шаблоны документов, предназначенные для определённых отделов, также отображаются у сотрудников этих отделов в разделе школа → Мои отделы.
Документ знаний можно использовать двумя способами:
- Пользователь открывает документ из раздела Документы.
- AI-School автоматически просматривает документ при релевантном запросе в чате, без необходимости выбирать его вручную с помощью скрепки.
Обычная Ссылка ведёт только на веб-страницу, видео или внешний источник. Только обработанный документ знаний содержит канонический Markdown, который может быть использован как центральный источник для поиска в чате.
Уровни организации и школы
Каждый документ знаний имеет область действия:
- Вся организация — доступен для всех школ в среде.
- Выбранные школы — доступен только для пользователей одной или нескольких выбранных школ.
Администраторы управления могут управлять знаниями для всей организации и для выбранных школ. Администраторы школ управляют только знаниями для тех школ, к которым у них есть права управления.
Выбирайте область действия в зависимости от содержания. Например, политика информационной безопасности для всего управления относится к Вся организация; локальная инструкция по доступности — к соответствующей школе.
Обзор базы знаний
В обзоре вы можете:
- искать и фильтровать;
- добавлять элементы с помощью кнопки плюс;
- изменять порядок с помощью перетаскивания;
- редактировать ссылки и документы знаний;
- публиковать, архивировать или удалять документы;
- импортировать или экспортировать пакет OKF.
Индекс и установленный порядок определяют, как элементы сортируются в разделе Документы.
Добавление элемента
Нажмите кнопку плюс над таблицей. Вы можете выбрать один из трёх типов содержимого.
Ссылка
Выберите Ссылка для существующей веб-страницы, видео, курса или другого внешнего источника. Заполните понятное название, описание, категорию и URL. Ссылка будет видна в базе знаний, но внешняя страница не будет автоматически индексироваться как центральный документ знаний.
Добавить документ
Выберите Добавить документ, чтобы напрямую написать документ знаний.
- Введите уникальное имя файла и понятный заголовок.
- Выберите тип и добавьте описание и теги.
- Напишите или вставьте содержимое в Markdown-редактор.
- Выберите статус и область действия.
- Сохраните документ.
Используйте понятные заголовки, короткие самостоятельные абзацы и последовательные термины. Это помогает как читателю, так и автоматическому поиску релевантных фрагментов.
Добавить исходный файл
Выберите Добавить исходный файл, чтобы использовать файл из Файлового менеджера в качестве документа знаний. Вы можете выбрать существующий файл или сначала загрузить новый.
AI-School сохраняет исходный файл и дополнительно создаёт канонический Markdown. PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- и другие поддерживаемые файлы получают единый формат для отображения, экспорта и индексирования поиска.
PDF-, Word- и PowerPoint-файлы обрабатываются автоматически. При этом учитываются текст, структура документа и, где возможно, релевантная визуальная информация, такая как таблицы, графики, формы и изображения. Это позволяет сохранить больше полезного содержимого, чем при простой текстовой экстракции.
Перед публикацией проверьте:
- наличие всех важных глав;
- понятность таблиц и списков;
- корректное описание графиков и изображений;
- правильность заголовка, описания, типа и тегов;
- требуют ли предупреждения о качестве действий;
- правильность статуса и области действия.
Технически успешная обработка не гарантирует, что вся визуальная информация корректно перенесена. Всегда сравнивайте важные знания с исходным файлом.
Настройка метаданных
В разделе Настройка документа знаний вы управляете, среди прочего:
| Поле | Использование |
|---|---|
| Заголовок | Имя, которое видят пользователи в базе знаний и при ссылке на источник. |
| Тип | Вид содержимого, например политика, протокол или руководство. |
| Описание | Краткое объяснение цели и содержания. |
| Теги | Термины для поиска и управления, разделённые запятыми. |
| Источник или ресурс | Происхождение или владелец содержимого. |
| URL источника | Ссылка на исходный или актуальный источник. |
| Дата изменения | Дата последнего обновления содержимого источника. |
| Статус публикации | Черновик, Опубликовано или Архивировано. |
| Область действия | Вся организация или выбранные школы. |
| Доступ для | Сотрудники, учащиеся или оба. |
| Отделы | Только для школьных знаний: отделы, для которых предназначен документ. |
| Канонический Markdown | Содержимое, которое отображается, экспортируется и индексируется. |
Доступ для сотрудников, учащихся и отделов
С помощью Доступ для вы определяете, кто видит опубликованный документ в базе знаний и кто получает его в чате как источник: сотрудники, учащиеся или оба. Новый документ по умолчанию доступен только сотрудникам. Документы, существовавшие до появления этой настройки, остаются доступными для всех, пока вы их не измените.
Для знаний выбранных школ вы также можете выбрать Отделы. Выбирайте из отделов, настроенных для школы (Управление → Школы). Тогда документ видят только сотрудники этих отделов в разделах школа → Документы и школа → Мои отделы. Если поле оставить пустым, документ доступен всем сотрудникам школы. Отделы применяются только к сотрудникам; документы, доступные учащимся, видят все учащиеся школы.
Администраторы всегда видят документ для проверки. Отделы сотрудников настраиваются в Управление → Сотрудники → Назначение отделов.
Статус и публикация
- Черновик — виден только в управлении и ещё не доступен для запросов в чате.
- Опубликовано — виден в разделе Документы и доступен для поиска в установленной области.
- Архивировано — хранится в управлении, но не активно доступен пользователям.
Безопасный рабочий процесс: добавлять как Черновик, проверять содержимое и область, тестировать репрезентативные вопросы, затем публиковать. Архивируйте устаревшие знания и избегайте одновременной публикации противоречивых версий.
Принадлежность организации и хранение
Когда исходный файл становится центральным знанием, он перемещается из личного хранилища в организационное. Личный владелец и связь с папкой удаляются. Таким образом, документ знаний сохраняется, даже если аккаунт первоначального загрузчика позже удаляется.
Используйте статус Архивировано, если знание больше не должно быть активно, но должно сохраняться. Удаляйте документ только если исходный файл, каноническая версия и индекс поиска должны быть окончательно удалены.
Что такое OKF?
OKF (Open Knowledge Format) — это переносимый формат центральной базы знаний. Он состоит из обычного Markdown с YAML-frontmatter для содержательных метаданных.
---
type: "beleid"
title: "Schoolprotocol"
resource: "schoolprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "veiligheid"]
source_format: "pdf"
source_file: "schoolprotocol.pdf"
---
# Schoolprotocol
## Veilig melden
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Статус публикации и область действия школы остаются отдельными настройками безопасности в AI-School; они не являются частью переносимого документа.
Импорт и экспорт OKF
С помощью кнопки экспорта вы скачиваете центральные документы знаний в ZIP-пакете. Пакет содержит Markdown-документы, index.md и лог экспорта. Исходный PDF- или Word-файл остаётся в AI-School как источник.
С помощью кнопки импорта вы добавляете ZIP-пакет с Markdown-документами. Импортированные документы начинаются как Черновик, чтобы администратор мог проверить заголовок, содержимое, область и метаданные перед публикацией.
Пакет может содержать максимум 25 Markdown-документов и 8 МБ сжатого и распакованного содержимого. Большие коллекции разделяйте на несколько пакетов.
Полная проверка
- Опубликуйте документ с чётко узнаваемым фактом.
- Войдите как пользователь школы в установленной области.
- Проверьте, что документ находится в разделе Документы и его можно открыть.
- Задайте в обычном чате релевантный вопрос без ручного выбора документа.
- Проверьте, что ответ соответствует документу и упоминается центральный источник.
- Повторите тест с пользователем вне области; он не должен видеть документ или использовать его в чате.
Для файлов, которые пользователь связывает только с одним разговором, смотрите Чат с документами.
Папка SharePoint как центральный источник знаний
Администратор может подключить папку SharePoint к базе знаний. Документы из этой папки и подпапок обрабатываются автоматически; сотрудники используют их через существующую базу знаний и при соответствующих вопросах в чате, независимо от выбранной языковой модели. Для этого им не нужно включать личную интеграцию SharePoint.
Подготовка Microsoft
Сначала выполните все шаги в Настройке Microsoft 365: организационное приложение, право приложения с администраторским согласием и отдельное read-разрешение. Рекомендуется разрешение на папку (Files.SelectedOperations.Selected): тогда приложение читает только выбранную папку в вашей существующей структуре SharePoint. Разрешение на сайт (Sites.Selected) дает приложению доступ на чтение ко всему сайту. Серверное соединение использует то же организационное приложение, что и для входа, и не требует дополнительного redirect-URL.
Подключение папки
- Откройте Администрирование → База знаний → Добавить → Папки SharePoint → Подключить папку.
- Введите заголовок и вставьте URL папки. Используйте обычный URL папки или URL из просмотра файлов SharePoint с параметром id, не ссылку-приглашение. Выберите доступ Microsoft и для разрешения на папку укажите ID диска и ID элемента, которые ИТ-отдел нашел при предоставлении разрешения.
- Выберите те же права школы/филиала или среды и целевую аудиторию, что и для отдельного документа базы знаний. При необходимости выберите отделы.
- Выберите Опубликовано, чтобы сделать содержимое доступным, и сохраните. Черновик не включается в предоставленные знания.
- Проверьте статус обработки. Обновить обновляет статус; Синхронизировать сейчас повторно проверяет папку и пытается исправить ошибки.
Содержимое делится согласно выбранным правам базы знаний, включая пользователей без собственного доступа SharePoint. Индивидуальные права SharePoint не наследуются. Подключайте только папку, все содержимое которой предназначено для этой аудитории.
Новые и изменённые документы проверяются автоматически, обычно каждые 15 минут. Удалённые или перемещённые из папки файлы исчезают при следующей проверке. Вложенные папки с собственными правами без приложения пропускаются. Максимум поддерживается 250 документов на источник и 25 МБ на документ. Поддерживаются PDF, DOCX, PPTX, XLSX, Markdown, текст, CSV, HTML и JSON. Внешние ярлыки и другие форматы файлов пропускаются.
Изменяйте содержимое в SharePoint и управляйте правами базы знаний через подключённый источник. Отключение сразу скрывает документы и прекращает новые импорты; сохранённые приватные копии не удаляются окончательно. Список источников показывает, почему синхронизация не удалась: Microsoft запрещает доступ к папке (разрешение отозвано, папка перемещена или удалена) или организационное приложение не может войти (секрет или администраторское согласие). Во время ошибки содержимое источника не предоставляется, в том числе в ответах чата. Отозванное разрешение начинает действовать при следующей проверке, а не сразу. Восстановление возможно через следующую синхронизацию.
Это расширение опубликовано и протестировано 14 октября 2026 года для OnderwijsSupport на AI-Corporate. Перед настройкой прав Microsoft запросите у администратора платформы подтверждение доступности в другой среде.