设置和管理知识库
通过知识库，学校组织可以集中提供可靠的信息。管理员可以发布链接和知识文档。发布的知识文档还会在其内容与普通聊天问题相关时自动被搜索。
你可以通过 管理 → 知识库 来管理知识库。现有的链接和中央知识文档会一起显示在一个表格中。
用户看到的内容
发布的项目在 知识库 中可见：整个管理层的知识在 学校管理 → 文档 下，针对一个或多个学校的知识在对应的 学校 → 文档 下，链接则在 链接 下。根据设置，知识库链接也可能出现在仪表盘上。用户只能看到整个组织或其所属学校的信息。针对特定部门的文档模板也会在该部门员工的 学校 → 我的部门 下显示。
知识文档可以通过两种方式使用：
- 用户从 文档 中打开该文档。
- AI-School 在相关聊天问题时自动搜索该文档，无需用户用回形针手动选择。
普通的 链接 仅指向网页、视频或外部资源。只有经过处理的知识文档包含可作为中央聊天来源搜索的规范 Markdown。
组织和学校级别
每个知识文档都有一个适用范围：
- 整个组织 — 对环境内所有学校可用。
- 选定学校 — 仅对一个或多个选定学校的用户可用。
管理层管理员可以管理整个组织范围的知识和选定学校的知识。学校管理员只能管理其有权限的学校的知识。
根据内容选择适用范围。例如，整个管理层的信息安全政策属于 整个组织；本地的可达性说明属于相关学校。
知识库概览
在概览中你可以：
- 搜索和筛选；
- 点击加号按钮添加项目；
- 用拖拽手柄调整顺序；
- 编辑链接和知识文档；
- 发布、归档或删除文档；
- 导入或导出 OKF 包。
索引和设置的顺序决定了 文档 中项目的排列方式。
添加项目
点击表格上方的 加号按钮。你可以选择三种内容类型。
链接
选择 链接 用于已有的网页、视频、课程或其他外部资源。填写易识别的标题、描述、类别和 URL。链接会在知识库中显示，但外部页面不会自动被索引为中央知识文档。
添加文档
选择 添加文档 直接编写知识文档。
- 填写唯一的文件名和清晰的标题。
- 选择类型，添加描述和标签。
- 在 Markdown 编辑器中编写或粘贴内容。
- 选择状态和适用范围。
- 保存文档。
使用清晰的标题、简短独立的段落和一致的术语。这有助于读者和自动检索相关片段。
添加源文件
选择 添加源文件 以使用文件管理中的文件作为知识文档。你可以选择已有文件或先上传新文件。
AI-School 会保存原始文件，并生成规范 Markdown。PDF、Word、PowerPoint、Markdown 及其他支持的文件因此拥有统一格式，用于显示、导出和搜索索引。
PDF、Word 和 PowerPoint 文件会自动处理，提取文本、文档结构及尽可能多的相关视觉信息，如表格、图表、表单和图片。这样比仅提取纯文本能保留更多有用内容。
发布前请检查：
- 是否包含所有重要章节；
- 表格和列表是否易于理解；
- 图表和图片是否有内容描述；
- 标题、描述、类型和标签是否正确；
- 是否有质量警告需要处理；
- 状态和学校适用范围是否正确。
技术上成功处理不保证所有视觉含义都被正确传达。请始终将重要知识与原始文件对比。
设置元数据
在 设置知识文档 中你可以管理：
| 字段 | 用途 |
|---|---|
| 标题 | 用户在知识库和来源引用中看到的名称。 |
| 类型 | 内容类型，例如政策、协议或手册。 |
| 描述 | 关于目的和内容的简短说明。 |
| 标签 | 用于搜索和管理的关键词，逗号分隔。 |
| 来源或资源 | 来源或内容所有者。 |
| 来源 URL | 指向原始或当前来源的链接。 |
| 修改日期 | 来源内容更新的日期。 |
| 发布状态 | 草稿、已发布或已归档。 |
| 适用范围 | 整个组织或选定学校。 |
| 共享对象 | 员工、学生或两者。 |
| 部门 | 仅针对学校知识：文档适用的部门。 |
| 规范 Markdown | 用于显示、导出和索引的内容。 |
与员工、学生和部门共享
通过 共享对象 你可以决定谁能在知识库中看到已发布文档，谁能在聊天中获得该文档作为来源：员工、学生或两者。新文档默认只与员工共享。已有文档在此设置出现前默认与所有人共享，直到你修改。
针对选定学校的知识，你还可以选择 部门。部门从学校设置中选择（管理 → 学校）。只有该部门的员工能看到文档，显示在 学校 → 文档 和 学校 → 我的部门 下。若留空，则适用于学校所有员工。部门仅针对员工；与学生共享的文档所有该校学生均可见。
管理员始终能看到文档以便审核。员工部门设置在 管理 → 员工 → 分配部门 中进行。
状态和发布
- 草稿 — 仅在管理中可见，尚不可用于聊天问题。
- 已发布 — 在 文档 中可见，并在设置范围内可搜索。
- 已归档 — 保存在管理中，但用户不可用。
安全流程是：先添加为草稿，检查内容和范围，测试代表性问题，然后发布。归档过时知识，避免同时发布冲突版本。
组织所有权和保存
当源文件成为中央知识时，会从个人存储转移到组织存储。个人所有者和文件夹关联被移除。这样即使原上传者账号后来被删除，知识文档仍然保留。
当知识不再活跃但需保存时，使用 已归档。仅当源文件、规范版本和搜索索引都可永久删除时，才删除文档。
什么是 OKF？
OKF（Open Knowledge Format） 是中央知识库的可传输格式。它由普通 Markdown 和用于内容元数据的 YAML frontmatter 组成。
---
type: "beleid"
title: "Schoolprotocol"
resource: "schoolprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "veiligheid"]
source_format: "pdf"
source_file: "schoolprotocol.pdf"
---
# Schoolprotocol
## Veilig melden
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
发布状态和学校适用范围仍是 AI-School 中独立的安全设置，不属于可传输文档内容。
导入和导出 OKF
通过 导出按钮 下载中央知识文档的 ZIP 包。包内包含 Markdown 文档、index.md 和导出日志。原始 PDF 或 Word 文件仍保存在 AI-School 作为来源。
通过 导入按钮 添加包含 Markdown 文档的 ZIP 包。导入的文档以 草稿 状态开始，管理员可在发布前检查标题、内容、范围和元数据。
一个包最多包含 25 个 Markdown 文档和 8 MB 压缩及解压内容。较大集合请分多个包导入。
端到端检查
- 发布一个包含明显事实的文档。
- 以适用范围内某学校的用户身份登录。
- 检查文档是否在 文档 中并能打开。
- 在普通聊天中提出相关问题，无需手动选择文档。
- 检查回答是否与文档一致且引用了中央来源。
- 用范围外用户重复测试；该用户不应看到文档或通过聊天使用。
有关用户仅将文件关联到单个对话的情况，请参阅带文档的聊天。
作为中央知识源的 SharePoint 文件夹
管理员可以将 SharePoint 文件夹关联到知识库。该文件夹及其子文件夹中的文档将自动处理；员工通过现有知识库和相关聊天问题使用这些文档，无论选择何种语言模型。无需启用个人 SharePoint 集成。
Microsoft 准备工作
请先完成Microsoft 365 设置中的完整步骤：组织应用、带管理员同意的应用权限以及单独的 read 授权。推荐使用文件夹授权（Files.SelectedOperations.Selected）：应用只读取您现有 SharePoint 结构中所选的文件夹。站点授权（Sites.Selected）则让应用可以读取整个站点。服务器连接使用与登录相同的组织应用，无需额外重定向 URL。
关联文件夹
- 打开 管理 → 知识库 → 添加 → SharePoint 文件夹 → 关联文件夹。
- 输入标题并粘贴文件夹 URL。使用普通文件夹 URL 或 SharePoint 文件视图中带有 id 参数的 URL，勿用邀请链接。选择 Microsoft 访问方式；使用文件夹授权时，填入 ICT 在授权时查到的 drive ID 和 item ID。
- 选择与单独知识文档相同的学校/分校或环境权限及目标群体。如适用，选择部门。
- 选择 已发布 以使内容可用并保存。草稿状态内容不包含在提供的知识中。
- 检查处理状态。刷新 更新状态；立即同步 重新检查文件夹并尝试修正错误。
内容根据所选知识库权限共享，即使用户无个人 SharePoint 访问权限。不会继承个人 SharePoint 权限。仅关联所有内容均面向该目标群体的文件夹。
新建和修改的文档会自动检查，通常每 15 分钟一次。删除或移出文件夹的文件将在下一次检查时移除。具有不包含该应用的自身权限的子文件夹将被跳过。每个来源最多支持 250 个文档，每个文档最大 25 MiB。支持格式包括 PDF、DOCX、PPTX、XLSX、Markdown、文本、CSV、HTML 和 JSON。外部快捷方式及其他文件格式将被跳过。
请在 SharePoint 中修改内容，通过关联来源管理知识库权限。取消关联 会立即隐藏文档并停止新导入；已保存的私有副本不会被永久删除。来源列表会显示同步失败的原因：Microsoft 拒绝访问该文件夹（授权已撤销、文件夹被移动或删除），或组织应用无法登录（密钥或管理员同意）。出错期间不会提供来源内容，聊天回答中也不会使用。已撤销的授权在下一次检查时生效，而不是立即生效。可通过下一次同步恢复。
该扩展于 2026 年 10 月 14 日在 AI-Corporate 的OnderwijsSupport环境发布并测试。请在配置 Microsoft 权限前，向平台管理确认其他环境的可用性。