AI-forbrug

Via feltet AI-forbrug ser du, hvad AI koster i dit miljø, og hvordan det forholder sig til dine budgetter. Alle beløb er målte omkostninger: de beregnes for hver AI-forespørgsel ud fra det faktiske forbrug og udbyderens takster og omregnes til euro. Det er ikke fakturabeløb; målinger kan mangle eller være forsinkede.

Hvem ser hvad

Rolle	Ser	Kan ændre
Bestyrelsesadministrator	Hele organisationen, alle skoler og omkostningerne pr. model	Organisationsbudgettet og budgetterne for alle skoler (kun uden omkostninger pr. person), standarden pr. profil og modtagerne af advarsler
Skoleadministrator	Kun sin egen skole eller sine egne skoler	Budgettet for sin egen skole (kun uden omkostninger pr. person), skolestandarden og modtagerne af advarsler for sin egen skole

Med skolevalget øverst ser du én skole eller alle skoler.

Siden er opdelt i faner:

• Oversigt: månedens omkostninger ved siden af budgettet, kontrollen med udbydernes fakturaer, udviklingen over seks måneder og forklaringen.
• Skoler: tabellen med skoler; kun når der vises mere end én skole.
• Budgetadvarsler: månedens advarsler og modtagerne under Budgetmeddelelser via e-mail.
• Personer: kun når Vis omkostninger pr. person er slået til; standarden pr. rolle, personerne og afvigelserne.
• Modeller: omkostningerne pr. type og pr. model.

Indstillinger

Med knappen Opdeling af AI-forbrug (tandhjulsikonet) øverst ændrer en bestyrelsesadministrator organisationens indstillinger. Vis omkostninger pr. person er slået fra som standard. Så længe den er slået fra, er ingen enkeltpersoner synlige nogen steder: ingen liste over personer, ingen undtagelser pr. person, ingen advarsler om personer og ingen personer i den ugentlige e-mail. Afsnittet Hvad der er plads til i budgettet pr. person på modelsiden vises heller ikke. Så vises hele fanen Personer heller ikke, med standarden pr. rolle og afvigelserne; budgetterne for organisationen og skolerne virker fortsat og kan angives manuelt. Slår du indstillingen til, vises personer med navn i appen (i e-mails kun med initialer), og budgetterne for organisationen og skolerne beregnes ud fra budgetterne pr. person; de kan så ikke længere ændres manuelt. Ved indstillingen står, hvem der sidst har ændret den og hvornår.

Vælg måned

Vælg Måned øverst. Målingerne startede i september 2026; tidligere måneder indeholder ingen data.

Oversigt

• Organisation (eller den valgte skole): månedens målte omkostninger, budgettet og hvor stor en del af det, der er brugt.
  • Ved 50%, 75% og 90% vises et signal med den nåede procentdel; ved 100% står der, at budgettet er nået eller overskredet.
  • Forespørgsler uden beregnede omkostninger (for eksempel en model uden kendt takst) tælles separat. Deres omkostninger indgår ikke i beløbet.
• Kontrol mod leverandørfakturaer: for den igangværende måned står her, hvad udbyderne har faktureret frem til den seneste ugentlige kontrol (mandag), ved siden af hvad der er målt i samme periode. En forskel skyldes omkostninger, der ikke måles, eller afrunding på fakturaerne.
• Udvikling over seks måneder: de målte omkostninger pr. måned, så du kan se, om forbruget stiger eller falder.
• Skoler (fanen Skoler): for hver skole budgettet, de målte omkostninger, forbruget i procent og det resterende beløb.
  • Forbrug, der ikke kan henføres til en skole, står under Ukendt skole. Tilsammen giver skolerne organisationens samlede beløb.
• Omkostninger pr. model (fanen Modeller): hvilke AI-modeller der forårsager omkostningerne, med antallet af forespørgsler.

Budgetter

Et budget er et månedligt varslingsbudget. Det fortsætter, indtil du ændrer det; et restbeløb overføres ikke til næste måned. AI fortsætter med at virke, når et budget er overskredet. Det er ikke ekstra forudbetalt kredit. Saldoen på bestyrelsens forudbetalte kredit, med indbetalinger og fradrag af de faktiske omkostninger, vises separat under Forudbetalt saldo; den ser kun bestyrelsesadministratorer.

Budget pr. medarbejder. En medarbejder har kun et månedsbudget, hvis I selv angiver det: en standard pr. rolle, en skolestandard eller en undtagelse (se Personer). Er intet angivet, står der Ikke angivet. Det gælder også lærere og medarbejdere, der bruger desktopappen.

Elever har intet eget budget og tæller ikke med i skolens eller organisationens budget. Deres forbrug tæller dog med i deres skoles målte omkostninger.

Så længe du ikke selv indtaster et beløb, følger en skoles budget af dens medarbejderes konti (deres budgetter lagt sammen) og organisationens budget af alle medarbejderkonti. Det sker kun, hvis der er angivet budgetter pr. person; uden eget beløb og uden budgetter pr. person står der Ikke angivet. Når Vis omkostninger pr. person er slået til, ser du under beløbet, hvor det kommer fra, for eksempel "120 medarbejderkonti × budget pr. person". Kun den, der har logget ind mindst én gang, har en konto: medarbejdere, der findes i systemet, men aldrig har logget ind, tæller ikke med. En konto uden medarbejder- eller elevprofil tæller med for organisationen. Konti hører til en skole via medarbejderens e-mailadresse.

Rediger budget

Når Vis omkostninger pr. person er slået til, beregnes budgetterne for organisationen og skolerne ud fra budgetterne pr. person, og du kan ikke ændre dem manuelt. Du ændrer så standarden pr. profil, skolestandarden eller en undtagelse (se Personer). Når indstillingen er slået fra, angiver du budgettet sådan:

1. Klik på Rediger budget ved organisationen eller ved en skole.
2. Indtast Månedsbudget i euro. Lad feltet stå tomt: så følger budgettet igen af kontiene, eller der står Ikke angivet, hvis der ikke er budgetter pr. person. Nul er et budget på € 0.
3. Vælg under Gælder fra den måned, budgettet skal gælde fra. Det gælder hver måned fra den måned, indtil du ændrer det igen. Tidligere måneder beholder deres eget budget.
4. Udfyld Årsag til ændring, og klik på Gem.

Hver ændring gemmes med årsag og tidspunkt.

Personer

Fanen Personer, med standarden pr. rolle, undtagelserne og afvigelserne, er kun synlig, når Vis omkostninger pr. person er slået til (se Indstillinger).

Under Personer angiver du budgetter pr. person. Personer vises med navn; i e-mails kun med initialer.

• Standard pr. rolle: et månedsbudget pr. profil for hele organisationen: medarbejdere og lærere. Bestyrelsesadministratorer angiver det. Uden angivet standard står der Ikke angivet.
  • Lærere er medarbejdere, der er registreret som lærer i deres profil.
• Standard pr. rolle for en skole: en skole kan have sin egen standard. Skoleadministratorer angiver den for deres egen skole; uden egen standard følger skolen organisationen.
• Undtagelse: et særskilt budget for én medarbejder. Klik på Tilføj undtagelse, søg personen frem via e-mailadressen, og indtast budgettet. Du kan kun finde personer inden for dine egne skoler. For elever kan du ikke angive en undtagelse.

For hver person gælder først personens egen undtagelse, derefter skolens standard og ellers organisationens standard. Er ingen af dem angivet, har personen intet budget. I listen ser du for hver person de målte omkostninger, budgettet, hvor budgettet kommer fra, og hvor stor en del der er brugt. Ved elever står der Intet budget. Hvis du lader en undtagelse eller en skolestandard stå tom, gælder standarden igen.

Afvigelser fra standarden

Kun synligt, når Vis omkostninger pr. person er slået til.

På fanen Personer står under Afvigelser fra standarden alle skolestandarder og undtagelser, der gælder i denne måned, med den standard, de afviger fra, hvem der har angivet dem, hvornår og med hvilken årsag. Under Historik ser du hver ændring: det gamle og det nye beløb, fra hvilken måned, af hvem og hvorfor. Alle ændringer gemmes og kan ikke slettes.

Budgetadvarsler

Hver morgen kontrolleres det, om organisationen, en skole eller en person har nået 50%, 75%, 90% eller 100% af budgettet. Administratorer ser så en tæller på feltet AI-forbrug i administrationsoversigten og advarslen på fanen Budgetadvarsler på denne side. En advarsel stopper aldrig AI. Elever modtager ingen advarsler.

• Bestyrelsesadministratorer ser advarsler om organisationen, alle skoler og alle personer.
• Skoleadministratorer ser advarsler om deres egen skole og personerne på den.

Advarsler om personer vises kun, når Vis omkostninger pr. person er slået til.

På fanen Budgetadvarsler står alle advarsler for den valgte måned, med det målte beløb, budgettet og datoen for advarslen. Med Markér som set tæller de ikke længere med i tælleren på feltet, for alle administratorer; på fanen bliver de stående.

Advarsler via e-mail

På samme fane vælger du under Budgetmeddelelser via e-mail medarbejdere, der får en e-mail ved en ny advarsel. Søg en medarbejder frem via navn eller e-mailadresse, tilføj vedkommende, og klik på Gem. Som standard modtager ingen en e-mail.

• Ser du én skole, vælger du modtagerne for den skole. De får advarsler om skolens budget og, når Vis omkostninger pr. person er slået til, om personerne på skolen (med initialer).
• Ser du som bestyrelsesadministrator alle skoler, vælger du modtagerne af advarslerne om organisationsbudgettet.

Efter kontrollen hver morgen får hver modtager én e-mail med alle nye advarsler.

Ugentlig e-mail

De administratorer, der er angivet for miljøet, modtager hver mandag en e-mail med de målte omkostninger for den igangværende måned:

• organisationens samlede beløb og budget;
• månedens budgetadvarsler;
• for hver skole budgettet og hvor stor en del af det, der er brugt;
• de personer, der er over deres budget, med deres initialer (kun når Vis omkostninger pr. person er slået til).

E-mailen bruger de samme målte omkostninger som denne side. Leverandørfakturaerne kan stadig ses under Kontrol mod leverandørfakturaer.