Utilizare IA

În dala Utilizare IA vezi cât costă AI în mediul tău și cum se raportează acest lucru la bugetele tale. Toate sumele sunt costuri măsurate: calculate pentru fiecare cerere AI pe baza consumului real și a tarifelor furnizorului, convertite în euro. Nu sunt sume facturate; unele măsurători pot lipsi sau pot întârzia.

Cine ce vede

Rol	Vede	Poate modifica
Administrator al organismului de conducere	Întreaga organizație, toate școlile și costurile pe model	Bugetul organizației și bugetele tuturor școlilor (doar fără costuri per persoană), valoarea implicită per profil și destinatarii alertelor
Administrator al școlii	Doar propria școală sau propriile școli	Bugetul propriei școli (doar fără costuri per persoană), valoarea implicită a școlii și destinatarii alertelor pentru propria școală

Cu selectorul de școală din partea de sus vezi o singură școală sau toate școlile.

Pagina este împărțită în file:

• Prezentare generală: costurile lunii alături de buget, verificarea cu facturile furnizorilor, evoluția pe șase luni și explicațiile.
• Școli: tabelul cu școlile; doar dacă sunt afișate mai multe școli.
• Alerte de buget: alertele lunii și destinatarii de la Notificări de buget prin e-mail.
• Persoane: doar dacă Afișează costurile per persoană este activată; valoarea implicită per rol, persoanele și abaterile.
• Modele: costurile pe tip și pe model.

Setări

Cu butonul Defalcarea utilizării IA (pictograma roată dințată) din partea de sus, un administrator al organismului de conducere modifică setările organizației. Afișează costurile per persoană este dezactivată implicit. Cât timp este dezactivată, nicio persoană nu este vizibilă nicăieri: nu există listă de persoane, excepții per persoană, alerte despre persoane și nici persoane în e-mailul săptămânal. Nici secțiunea Ce încape în bugetul per persoană de pe pagina modelelor nu este vizibilă. Atunci nu este vizibilă nici întreaga filă Persoane, cu valoarea implicită per rol și abaterile; bugetele organizației și ale școlilor continuă să funcționeze și pot fi setate manual. Dacă activezi setarea, persoanele sunt afișate cu numele în aplicație (în e-mailuri doar cu inițialele), iar bugetele organizației și ale școlilor sunt calculate din bugetele per persoană; atunci nu mai pot fi modificate manual. La setare apare cine a modificat-o ultima dată și când.

Alegerea lunii

Alege Luna din partea de sus. Măsurătorile au început în septembrie 2026; lunile anterioare nu conțin date.

Prezentare generală

• Organizație (sau școala aleasă): costurile măsurate ale lunii, bugetul și ce parte din el a fost consumată.
  • La 50%, 75% și 90% apare un semnal cu procentul atins; la 100% se afișează că bugetul a fost atins sau depășit.
  • Cererile fără costuri calculate (de exemplu, un model fără tarif cunoscut) sunt numărate separat. Costurile lor nu sunt incluse în sumă.
• Verificare cu facturile furnizorilor: pentru luna curentă vezi aici ce au facturat furnizorii până la ultima verificare săptămânală (luni), alături de ce s-a măsurat în aceeași perioadă. O diferență provine din costuri care nu sunt măsurate sau din rotunjirile de pe facturi.
• Evoluție pe șase luni: costurile măsurate pe lună, ca să vezi dacă utilizarea crește sau scade.
• Școli (fila Școli): pentru fiecare școală, bugetul, costurile măsurate, consumul în procente și suma rămasă.
  • Utilizarea care nu poate fi atribuită unei școli apare la Școală necunoscută. Împreună, școlile însumează totalul organizației.
• Costuri pe model (fila Modele): ce modele AI generează costurile, împreună cu numărul de cereri.

Bugete

Un buget este un buget lunar de avertizare. Rămâne valabil până când îl modifici; restul nu se reportează în luna următoare. AI continuă să funcționeze când un buget este depășit. Nu este un credit preplătit suplimentar. Soldul creditului preplătit al organismului de conducere, cu depunerile și deducerile costurilor reale, apare separat la Credit preplătit; îl văd doar administratorii organismului de conducere.

Buget per angajat. Un angajat are un buget lunar doar dacă îl setați voi: o valoare implicită per rol, o valoare implicită a școlii sau o excepție (vezi Persoane). Dacă nu este setat nimic, apare Nesetat. Acest lucru este valabil și pentru profesori și pentru angajații care folosesc aplicația desktop.

Elevii nu au un buget propriu și nu sunt luați în calcul în bugetul școlii sau al organizației. Utilizarea lor este însă inclusă în costurile măsurate ale școlii lor.

Cât timp nu introduci tu o sumă, bugetul unei școli rezultă din conturile angajaților ei (suma bugetelor lor), iar cel al organizației din toate conturile personalului. Acest lucru se întâmplă doar dacă au fost setate bugete per persoană; fără o sumă proprie și fără bugete per persoană apare Nesetat. Dacă Afișează costurile per persoană este activată, sub sumă vezi de unde provine, de exemplu „120 conturi ale personalului × buget per persoană”. Au cont doar cei care s-au autentificat cel puțin o dată: angajații care figurează în sistem, dar nu s-au autentificat niciodată, nu sunt luați în calcul. Un cont fără profil de angajat sau de elev este luat în calcul pentru organizație. Conturile aparțin unei școli prin adresa de e-mail a angajatului.

Modifică bugetul

Dacă Afișează costurile per persoană este activată, bugetele organizației și ale școlilor sunt calculate din bugetele per persoană și nu le poți modifica manual. Modifici atunci valoarea implicită per profil, valoarea implicită a școlii sau o excepție (vezi Persoane). Dacă setarea este dezactivată, setezi bugetul astfel:

1. Fă clic pe Modifică bugetul în dreptul organizației sau al unei școli.
2. Introdu Buget lunar în euro. Dacă lași câmpul gol, bugetul rezultă din nou din conturi sau apare Nesetat dacă nu există bugete per persoană. Zero înseamnă un buget de € 0.
3. La Se aplică din, alege luna de la care se aplică bugetul. Se aplică în fiecare lună începând cu acea lună, până când îl modifici din nou. Lunile anterioare își păstrează propriul buget.
4. Completează Motivul modificării și fă clic pe Salvează.

Fiecare modificare este păstrată împreună cu motivul și momentul în care a fost făcută.

Persoane

Fila Persoane, cu valoarea implicită per rol, excepțiile și abaterile, este vizibilă doar dacă Afișează costurile per persoană este activată (vezi Setări).

La Persoane setezi bugete pentru fiecare persoană. Persoanele sunt afișate cu numele; în e-mailuri doar cu inițialele.

• Implicit per rol: un buget lunar per profil pentru întreaga organizație: personal și profesori. Îl setează administratorii organismului de conducere. Fără o valoare implicită setată, apare Nesetat.
  • Profesori sunt membrii personalului care figurează ca profesori în profilul lor.
• Implicit per rol pentru o școală: o școală poate avea propria valoare implicită. Administratorii școlii o setează pentru propria școală; fără o valoare implicită proprie, școala urmează organizația.
• Excepție: un buget propriu pentru un singur angajat. Fă clic pe Adaugă excepție, caută persoana după adresa de e-mail și introdu bugetul. Găsești doar persoane din propriile școli. Pentru elevi nu poți seta o excepție.

Pentru fiecare persoană se aplică mai întâi propria excepție, apoi valoarea implicită a școlii și, în lipsa acesteia, valoarea implicită a organizației. Dacă niciuna nu este setată, persoana nu are buget. În listă vezi pentru fiecare persoană costurile măsurate, bugetul, de unde provine acel buget și ce parte a fost consumată. La elevi apare Fără buget. Dacă lași goală o excepție sau valoarea implicită a unei școli, se aplică din nou valoarea implicită.

Abateri de la implicit

Vizibil doar dacă Afișează costurile per persoană este activată.

Pe fila Persoane, la Abateri de la implicit, apar toate valorile implicite ale școlilor și excepțiile valabile luna aceasta, cu valoarea implicită de la care se abat, cine le-a setat, când și cu ce motiv. La Istoric vezi fiecare modificare: suma veche și cea nouă, din ce lună, de către cine și de ce. Toate modificările sunt păstrate și nu pot fi șterse.

Alerte de buget

În fiecare dimineață se verifică dacă organizația, o școală sau o persoană a atins 50%, 75%, 90% sau 100% din buget. Administratorii văd atunci un numărător pe dala Utilizare IA din prezentarea generală a administrării și alerta pe fila Alerte de buget a acestei pagini. O alertă nu oprește niciodată AI. Elevii nu primesc alerte.

• Administratorii organismului de conducere văd alerte despre organizație, toate școlile și toate persoanele.
• Administratorii școlii văd alerte despre propria școală și persoanele din ea.

Alertele despre persoane apar doar dacă Afișează costurile per persoană este activată.

Pe fila Alerte de buget apar toate alertele din luna aleasă, cu suma măsurată, bugetul și data alertei. Cu Marchează ca văzut ele nu mai sunt incluse în numărătorul de pe dală, pentru toți administratorii; pe filă rămân afișate.

Alerte prin e-mail

Pe aceeași filă, la Notificări de buget prin e-mail, alegi membrii personalului care primesc un e-mail la o alertă nouă. Caută un membru al personalului după nume sau adresa de e-mail, adaugă-l și fă clic pe Salvează. Implicit, nimeni nu primește e-mail.

• Dacă vezi o singură școală, alegi destinatarii pentru acea școală. Ei primesc alerte despre bugetul școlii și, dacă Afișează costurile per persoană este activată, despre persoanele din școală (cu inițiale).
• Dacă, în calitate de administrator al organismului de conducere, vezi toate școlile, alegi destinatarii alertelor despre bugetul organizației.

După verificarea din fiecare dimineață, fiecare destinatar primește un singur e-mail cu toate alertele noi.

E-mail săptămânal

Administratorii setați pentru mediu primesc în fiecare luni un e-mail cu costurile măsurate ale lunii curente:

• totalul și bugetul organizației;
• alertele de buget din luna respectivă;
• pentru fiecare școală, bugetul și cât din el a fost consumat;
• persoanele care și-au depășit bugetul, cu inițialele lor (doar dacă Afișează costurile per persoană este activată).

E-mailul folosește aceleași costuri măsurate ca această pagină. Facturile furnizorilor rămân vizibile la Verificare cu facturile furnizorilor.