Uso de IA

En el mosaico Uso de IA ves cuánto cuesta la IA en tu entorno y cómo se compara con tus presupuestos. Todos los importes son costes medidos: se calculan para cada solicitud de IA a partir del consumo real y las tarifas del proveedor, y se convierten a euros. No son importes de factura; puede que falten mediciones o que lleguen con retraso.

Quién ve qué

Rol	Ve	Puede cambiar
Administrador de la organización	Toda la organización, todos los centros y los costes por modelo	El presupuesto de la organización y los presupuestos de todos los centros (solo sin costes por persona), el valor predeterminado por perfil y los destinatarios de los avisos
Administrador de escuela	Solo su propio centro o centros	El presupuesto de su propio centro (solo sin costes por persona), el valor predeterminado del centro y los destinatarios de los avisos de su propio centro

Con el selector de centro de la parte superior ves un solo centro o todos los centros.

La página está dividida en pestañas:

• Resumen: los costes del mes junto al presupuesto, la comprobación con las facturas de los proveedores, la evolución en seis meses y la explicación.
• Centros: la tabla de centros; solo si se muestra más de un centro.
• Avisos de presupuesto: los avisos del mes y los destinatarios de Avisos de presupuesto por correo.
• Personas: solo si Mostrar costes por persona está activado; el valor predeterminado por rol, las personas y las desviaciones.
• Modelos: los costes por tipo y por modelo.

Configuración

Con el botón Desglose del uso de IA (rueda dentada) de la parte superior, un administrador de la organización ajusta la configuración de la organización. Mostrar costes por persona está desactivado de forma predeterminada. Mientras esté desactivado, no se ve a ninguna persona en ningún sitio: ni lista de personas, ni excepciones por persona, ni avisos sobre personas, ni personas en el correo semanal. La sección Qué cabe en el presupuesto por persona de la página de modelos tampoco se muestra. Tampoco se muestra entonces toda la pestaña Personas, con el valor predeterminado por rol y las desviaciones; los presupuestos de la organización y de los centros siguen funcionando y se pueden definir a mano. Si activas la opción, las personas se muestran con su nombre en la aplicación (en los correos electrónicos, solo con sus iniciales) y los presupuestos de la organización y de los centros se calculan a partir de los presupuestos por persona; entonces ya no se pueden modificar a mano. Junto a la opción se indica quién la modificó por última vez y cuándo.

Elegir el mes

Elige el Mes en la parte superior. Las mediciones comenzaron en septiembre de 2026; los meses anteriores no contienen datos.

Resumen

• Organización (o el centro elegido): los costes medidos del mes, el presupuesto y qué parte se ha consumido.
  • Al 50%, 75% y 90% aparece un aviso con el porcentaje alcanzado; al 100% se indica que el presupuesto se ha alcanzado o superado.
  • Las solicitudes sin coste calculado (por ejemplo, un modelo sin tarifa conocida) se cuentan por separado. Sus costes no están incluidos en el importe.
• Comprobación con las facturas de los proveedores: para el mes en curso, aquí aparece lo que los proveedores facturaron hasta la última comprobación semanal (lunes), junto a lo medido en el mismo periodo. Una diferencia se debe a costes que no se miden o al redondeo en las facturas.
• Evolución en seis meses: los costes medidos por mes, para que veas si el uso sube o baja.
• Centros (pestaña Centros): por centro, el presupuesto, los costes medidos, el consumo en porcentaje y el importe restante.
  • El uso que no se puede asignar a ningún centro aparece en Escuela desconocida. En conjunto, los centros suman el total de la organización.
• Costes por modelo (pestaña Modelos): qué modelos de IA generan los costes, con el número de solicitudes.

Presupuestos

Un presupuesto es un presupuesto de aviso mensual. Sigue vigente hasta que lo cambies; el saldo restante no pasa al mes siguiente. La IA sigue funcionando si se supera un presupuesto. No es un saldo prepago adicional. El saldo del crédito prepago de la organización, con los ingresos y los cargos de los costes reales, aparece por separado en Saldo prepago; solo lo ven los administradores de la organización.

Presupuesto por miembro del personal. Un miembro del personal solo tiene un presupuesto mensual si lo definís vosotros: un valor predeterminado por rol, un valor predeterminado del centro o una excepción (consulta Personas). Si no hay nada definido, aparece Sin configurar. Esto también se aplica a los docentes y a los miembros del personal que usan la aplicación de escritorio.

Los alumnos no tienen presupuesto propio y no cuentan en el presupuesto del centro ni de la organización. Su uso sí cuenta en los costes medidos de su centro.

Mientras no introduzcas tú un importe, el presupuesto de un centro se deriva de las cuentas de su personal (la suma de sus presupuestos) y el de la organización, de todas las cuentas del personal. Esto solo ocurre si se han definido presupuestos por persona; sin un importe propio y sin presupuestos por persona, aparece Sin configurar. Si Mostrar costes por persona está activado, verás debajo del importe de dónde procede, por ejemplo, «120 cuentas del personal × presupuesto por persona». Solo tiene cuenta quien ha iniciado sesión al menos una vez: los miembros del personal que figuran en el sistema pero nunca han iniciado sesión no cuentan. Una cuenta sin perfil de personal ni de alumno cuenta para la organización. Las cuentas pertenecen a un centro a través de la dirección de correo electrónico del miembro del personal.

Editar presupuesto

Si Mostrar costes por persona está activado, los presupuestos de la organización y de los centros se calculan a partir de los presupuestos por persona y no puedes modificarlos a mano. En ese caso ajustas el valor predeterminado por perfil, el valor predeterminado del centro o una excepción (consulta Personas). Si la opción está desactivada, defines el presupuesto así:

1. Haz clic en Editar presupuesto junto a la organización o a un centro.
2. Introduce el Presupuesto mensual en euros. Si lo dejas vacío, el presupuesto vuelve a derivarse de las cuentas, o aparece Sin configurar si no hay presupuestos por persona. Cero es un presupuesto de € 0.
3. En Se aplica desde, elige el mes a partir del cual se aplica el presupuesto. Se aplica cada mes a partir de ese mes, hasta que vuelvas a cambiarlo. Los meses anteriores conservan su propio presupuesto.
4. Introduce un Motivo del cambio y haz clic en Guardar.

Cada cambio se guarda con su motivo y la fecha y hora.

Personas

La pestaña Personas, con el valor predeterminado por rol, las excepciones y las desviaciones, solo es visible si Mostrar costes por persona está activado (consulta Configuración).

En Personas defines presupuestos por persona. Las personas se muestran con su nombre; en los correos electrónicos, solo con sus iniciales.

• Valor predeterminado por rol: un presupuesto mensual por perfil para toda la organización: personal y docentes. Lo definen los administradores de la organización. Sin un valor predeterminado definido, aparece Sin configurar.
  • Los docentes son miembros del personal que figuran como docente en su perfil.
• Valor predeterminado por rol para un centro: un centro puede tener su propio valor predeterminado. Los administradores de escuela lo definen para su propio centro; sin valor predeterminado propio, el centro sigue a la organización.
• Excepción: un presupuesto propio para un solo miembro del personal. Haz clic en Añadir excepción, busca a la persona por su dirección de correo electrónico e introduce el presupuesto. Solo encontrarás personas de tus propios centros. Para los alumnos no puedes definir una excepción.

Para cada persona se aplica primero su propia excepción, después el valor predeterminado del centro y, si no lo hay, el de la organización. Si no hay ninguno definido, la persona no tiene presupuesto. En la lista ves para cada persona los costes medidos, el presupuesto, de dónde procede ese presupuesto y qué parte se ha consumido. En los alumnos aparece Sin presupuesto. Si dejas vacía una excepción o el valor predeterminado de un centro, vuelve a aplicarse el valor predeterminado.

Desviaciones del valor predeterminado

Solo visible si Mostrar costes por persona está activado.

En la pestaña Personas, en Desviaciones del valor predeterminado, aparecen todos los valores predeterminados de los centros y las excepciones vigentes este mes, con el valor predeterminado del que se desvían, quién los definió, cuándo y con qué motivo. En Historial ves cada cambio: el importe anterior y el nuevo, desde qué mes, quién lo hizo y por qué. Todos los cambios se conservan y no se pueden eliminar.

Avisos de presupuesto

Cada mañana se comprueba si la organización, un centro o una persona ha alcanzado el 50%, el 75%, el 90% o el 100% del presupuesto. Los administradores ven entonces un contador en el mosaico Uso de IA de la vista general de administración y el aviso en la pestaña Avisos de presupuesto de esta página. Un aviso nunca detiene la IA. Los alumnos no reciben avisos.

• Los administradores de la organización ven avisos sobre la organización, todos los centros y todas las personas.
• Los administradores de escuela ven avisos sobre su propio centro y las personas que pertenecen a él.

Los avisos sobre personas solo aparecen si Mostrar costes por persona está activado.

En la pestaña Avisos de presupuesto aparecen todos los avisos del mes elegido, con el importe medido, el presupuesto y la fecha del aviso. Con Marcar como visto dejan de contar en el contador del mosaico, para todos los administradores; en la pestaña siguen apareciendo.

Avisos por correo

En la misma pestaña, en Avisos de presupuesto por correo, eliges a los miembros del personal que reciben un correo cuando hay un aviso nuevo. Busca a un miembro del personal por nombre o dirección de correo electrónico, añádelo y haz clic en Guardar. De forma predeterminada, nadie recibe correos.

• Si estás viendo un solo centro, eliges los destinatarios de ese centro. Reciben los avisos sobre el presupuesto del centro y, si Mostrar costes por persona está activado, sobre las personas del centro (con sus iniciales).
• Si como administrador de la organización estás viendo todos los centros, eliges los destinatarios de los avisos sobre el presupuesto de la organización.

Después de la comprobación de cada mañana, cada destinatario recibe un único correo con todos los avisos nuevos.

Correo semanal

Los administradores configurados para el entorno reciben cada lunes un correo con los costes medidos del mes en curso:

• el total y el presupuesto de la organización;
• los avisos de presupuesto del mes;
• por centro, el presupuesto y qué parte se ha consumido;
• las personas que superan su presupuesto, con sus iniciales (solo si Mostrar costes por persona está activado).

El correo usa los mismos costes medidos que esta página. Las facturas de los proveedores siguen visibles en Comprobación con las facturas de los proveedores.