Utilização de IA

No bloco Utilização de IA você vê quanto a IA custa no seu ambiente e como isso se compara aos seus orçamentos. Todos os valores são custos medidos: calculados para cada solicitação de IA com base no consumo real e nas tarifas do fornecedor, convertidos para euros. Não são valores de fatura; medições podem faltar ou chegar com atraso.

Quem vê o quê

Função	Vê	Pode alterar
Administrador da entidade escolar	Toda a organização, todas as escolas e os custos por modelo	O orçamento da organização e os orçamentos de todas as escolas (apenas sem custos por pessoa), a predefinição por perfil e os destinatários dos alertas
Administrador escolar	Apenas a própria escola ou escolas	O orçamento da própria escola (apenas sem custos por pessoa), a predefinição da escola e os destinatários dos alertas da própria escola

Com a seleção de escola no topo, você vê uma única escola ou todas as escolas.

A página está dividida em separadores:

• Visão geral: os custos do mês ao lado do orçamento, a verificação com as faturas dos fornecedores, a evolução em seis meses e a explicação.
• Escolas: a tabela com as escolas; só aparece quando é mostrada mais de uma escola.
• Alertas de orçamento: os alertas do mês e os destinatários de Avisos de orçamento por e-mail.
• Pessoas: só se Mostrar custos por pessoa estiver ativado; a predefinição por função, as pessoas e os desvios.
• Modelos: os custos por tipo e por modelo.

Definições

Com o botão Discriminação da utilização de IA (ícone de engrenagem) no topo, um administrador da entidade escolar ajusta as definições da organização. Mostrar custos por pessoa está desativado por predefinição. Enquanto estiver desativado, nenhuma pessoa fica visível em lado nenhum: sem lista de pessoas, sem exceções por pessoa, sem alertas sobre pessoas e sem pessoas no e-mail semanal. A seção O que cabe no orçamento por pessoa na página de modelos também não fica visível. Também não fica visível todo o separador Pessoas, com a predefinição por função e os desvios; os orçamentos da organização e das escolas continuam a funcionar e podem ser definidos manualmente. Se ativar a definição, as pessoas são mostradas pelo nome na aplicação (nos e-mails, apenas pelas iniciais) e os orçamentos da organização e das escolas são calculados a partir dos orçamentos por pessoa; deixam então de poder ser alterados manualmente. Junto à definição aparece quem a alterou pela última vez e quando.

Escolher o mês

Escolha o Mês no topo. As medições começaram em setembro de 2026; os meses anteriores não contêm dados.

Visão geral

• Organização (ou a escola escolhida): os custos medidos do mês, o orçamento e quanto dele já foi consumido.
  • Aos 50%, 75% e 90% aparece um alerta com a percentagem atingida; aos 100% é indicado que o orçamento foi atingido ou ultrapassado.
  • Solicitações sem custos calculados (por exemplo, um modelo sem tarifa conhecida) são contadas separadamente. Os custos delas não estão incluídos no valor.
• Verificação com as faturas dos fornecedores: para o mês em curso, aqui aparece o que os fornecedores faturaram até a última verificação semanal (segunda-feira), ao lado do que foi medido no mesmo período. Uma diferença decorre de custos que não são medidos ou de arredondamentos nas faturas.
• Evolução em seis meses: os custos medidos por mês, para você ver se o uso está subindo ou descendo.
• Escolas (separador Escolas): por escola, o orçamento, os custos medidos, o consumo em porcentagem e o valor restante.
  • O uso que não pode ser atribuído a uma escola aparece em Escola desconhecida. Somadas, as escolas formam o total da organização.
• Custos por modelo (separador Modelos): quais modelos de IA geram os custos, com o número de solicitações.

Orçamentos

Um orçamento é um orçamento de alerta mensal. Ele continua valendo até você alterá-lo; o saldo restante não passa para o mês seguinte. A IA continua funcionando quando um orçamento é ultrapassado. Não é um crédito pré-pago adicional. O saldo do crédito pré-pago da entidade escolar, com os depósitos e as deduções dos custos reais, aparece separadamente em Crédito pré-pago; apenas os administradores da entidade escolar o veem.

Orçamento por membro do pessoal. Um membro do pessoal só tem um orçamento mensal se vocês o definirem: uma predefinição por função, uma predefinição da escola ou uma exceção (ver Pessoas). Se nada estiver definido, aparece Não definido. Isso também vale para professores e para membros do pessoal que usam a aplicação de ambiente de trabalho.

Os alunos não têm orçamento próprio e não contam para o orçamento da escola ou da organização. O seu uso conta, porém, nos custos medidos da sua escola.

Enquanto você não informar um valor, o orçamento de uma escola resulta das contas do seu pessoal (a soma dos seus orçamentos) e o da organização, de todas as contas do pessoal. Isso só acontece se tiverem sido definidos orçamentos por pessoa; sem um valor próprio e sem orçamentos por pessoa, aparece Não definido. Se Mostrar custos por pessoa estiver ativado, você vê abaixo do valor de onde ele vem, por exemplo, “120 contas do pessoal × orçamento por pessoa”. Só tem conta quem já entrou pelo menos uma vez: funcionários que constam do sistema mas nunca entraram não são contados. Uma conta sem perfil de pessoal ou de aluno conta para a organização. As contas pertencem a uma escola pelo endereço de e-mail do funcionário.

Alterar orçamento

Se Mostrar custos por pessoa estiver ativado, os orçamentos da organização e das escolas são calculados a partir dos orçamentos por pessoa e você não os pode alterar manualmente. Nesse caso, ajusta a predefinição por perfil, a predefinição da escola ou uma exceção (consulte Pessoas). Se a definição estiver desativada, defina o orçamento assim:

1. Clique em Alterar orçamento ao lado da organização ou de uma escola.
2. Informe o Orçamento mensal em euros. Deixar em branco: o orçamento volta a resultar das contas, ou aparece Não definido se não houver orçamentos por pessoa. Zero é um orçamento de € 0.
3. Em Aplica-se a partir de, escolha o mês a partir do qual o orçamento vale. Ele vale todos os meses a partir desse mês, até você alterá-lo novamente. Os meses anteriores mantêm o próprio orçamento.
4. Informe um Motivo da alteração e clique em Salvar.

Cada alteração é registrada com o motivo e a data e hora.

Pessoas

O separador Pessoas, com a predefinição por função, as exceções e os desvios, só fica visível se Mostrar custos por pessoa estiver ativado (ver Definições).

Em Pessoas, você define orçamentos por pessoa. As pessoas são mostradas pelo nome; nos e-mails, apenas pelas iniciais.

• Predefinição por função: um orçamento mensal por perfil para toda a organização: pessoal e professores. Os administradores da entidade escolar definem esse valor. Sem predefinição definida, aparece Não definido.
  • Os professores são membros do pessoal que constam como professor no seu perfil.
• Predefinição por função para uma escola: uma escola pode ter sua própria predefinição. Os administradores escolares a definem para a própria escola; sem predefinição própria, a escola segue a organização.
• Exceção: um orçamento próprio para um único membro do pessoal. Clique em Adicionar exceção, procure a pessoa pelo endereço de e-mail e informe o orçamento. Você só encontra pessoas dentro das suas próprias escolas. Para alunos não é possível definir uma exceção.

Para cada pessoa vale primeiro a própria exceção, depois a predefinição da escola e, caso contrário, a predefinição da organização. Se nenhuma delas estiver definida, a pessoa não tem orçamento. Na lista, você vê para cada pessoa os custos medidos, o orçamento, de onde vem esse orçamento e que parte já foi consumida. Para os alunos aparece Sem orçamento. Se você deixar em branco uma exceção ou a predefinição de uma escola, volta a valer a predefinição.

Desvios da predefinição

Visível apenas se Mostrar custos por pessoa estiver ativado.

No separador Pessoas, em Desvios da predefinição, aparecem todas as predefinições das escolas e as exceções em vigor neste mês, com a predefinição da qual se desviam, quem as definiu, quando e com qual motivo. Em Histórico, você vê cada alteração: o valor antigo e o novo, a partir de qual mês, por quem e por quê. Todas as alterações são mantidas e não podem ser excluídas.

Alertas de orçamento

Todas as manhãs é verificado se a organização, uma escola ou uma pessoa atingiu 50%, 75%, 90% ou 100% do orçamento. Os administradores veem então um contador no bloco Utilização de IA da visão geral da administração e o alerta no separador Alertas de orçamento desta página. Um alerta nunca interrompe a IA. Os alunos não recebem alertas.

• Os administradores da entidade escolar veem alertas sobre a organização, todas as escolas e todas as pessoas.
• Os administradores escolares veem alertas sobre a própria escola e as pessoas que fazem parte dela.

Os alertas sobre pessoas só aparecem se Mostrar custos por pessoa estiver ativado.

No separador Alertas de orçamento aparecem todos os alertas do mês escolhido, com o valor medido, o orçamento e a data do alerta. Com Marcar como visto eles deixam de contar no contador do bloco, para todos os administradores; no separador continuam aparecendo.

Alertas por e-mail

No mesmo separador, em Avisos de orçamento por e-mail, escolhe os membros do pessoal que recebem um e-mail quando há um novo alerta. Procure um membro do pessoal pelo nome ou endereço de e-mail, adicione-o e clique em Salvar. Por predefinição, ninguém recebe e-mails.

• Se estiver a ver uma única escola, escolhe os destinatários dessa escola. Eles recebem alertas sobre o orçamento da escola e, se Mostrar custos por pessoa estiver ativado, sobre as pessoas da escola (com as iniciais).
• Se estiver a ver todas as escolas como administrador da entidade escolar, escolhe os destinatários dos alertas sobre o orçamento da organização.

Depois da verificação de cada manhã, cada destinatário recebe um único e-mail com todos os novos alertas.

E-mail semanal

Os administradores configurados para o ambiente recebem toda segunda-feira um e-mail com os custos medidos do mês em curso:

• o total e o orçamento da organização;
• os alertas de orçamento do mês;
• por escola, o orçamento e quanto dele já foi consumido;
• as pessoas que estão acima do orçamento, com as suas iniciais (apenas se Mostrar custos por pessoa estiver ativado).

O e-mail usa os mesmos custos medidos desta página. As faturas dos fornecedores continuam visíveis em Verificação com as faturas dos fornecedores.