एआई उपयोग

एआई उपयोग टाइल से आप देखते हैं कि आपके परिवेश में AI पर कितना खर्च हो रहा है और यह आपके बजट की तुलना में कैसा है। सभी राशियाँ मापी गई लागत हैं: हर AI अनुरोध के लिए वास्तविक उपयोग और प्रदाता की दरों से गणना की जाती है और यूरो में बदली जाती है। ये इनवॉइस की राशियाँ नहीं हैं; माप अनुपस्थित या विलंबित हो सकते हैं।

कौन क्या देखता है

भूमिका	देखता है	बदल सकता है
बोर्ड व्यवस्थापक	पूरा संगठन, सभी स्कूल और मॉडल के अनुसार लागत	संगठन का बजट और सभी स्कूलों के बजट (केवल प्रति व्यक्ति लागत के बिना), प्रोफ़ाइल के अनुसार डिफ़ॉल्ट और सूचनाओं के प्राप्तकर्ता
स्कूल व्यवस्थापक	केवल अपना स्कूल या अपने स्कूल	अपने स्कूल का बजट (केवल प्रति व्यक्ति लागत के बिना), स्कूल डिफ़ॉल्ट और अपने स्कूल के लिए सूचनाओं के प्राप्तकर्ता

ऊपर दिए गए स्कूल चयन से आप एक स्कूल या सभी स्कूल देख सकते हैं।

पृष्ठ टैब में बँटा हुआ है:

• अवलोकन: बजट के साथ महीने की लागत, प्रदाता इनवॉइस से मिलान, छह महीनों का रुझान और स्पष्टीकरण।
• स्कूल: स्कूलों की तालिका; केवल तब, जब एक से अधिक स्कूल दिखाए जा रहे हों।
• बजट सूचनाएँ: महीने की सूचनाएँ और ईमेल से बजट सूचनाएँ के प्राप्तकर्ता।
• व्यक्ति: केवल तब, जब प्रति व्यक्ति लागत दिखाएँ चालू हो; भूमिका के अनुसार डिफ़ॉल्ट, व्यक्ति और विचलन।
• मॉडल: प्रकार और मॉडल के अनुसार लागत।

सेटिंग्स

ऊपर एआई उपयोग का विवरण बटन (गियर आइकन) से बोर्ड व्यवस्थापक संगठन की सेटिंग्स बदलता है। प्रति व्यक्ति लागत दिखाएँ डिफ़ॉल्ट रूप से बंद रहता है। जब तक यह बंद है, कहीं भी कोई व्यक्ति दिखाई नहीं देता: न व्यक्तियों की सूची, न प्रति व्यक्ति अपवाद, न व्यक्तियों से जुड़ी सूचनाएँ और न साप्ताहिक ईमेल में व्यक्ति। मॉडल पेज पर प्रति व्यक्ति बजट में क्या आता है अनुभाग भी तब दिखाई नहीं देता। तब भूमिका के अनुसार डिफ़ॉल्ट और विचलनों सहित पूरा व्यक्ति टैब भी दिखाई नहीं देता; संगठन और स्कूलों के बजट काम करते रहते हैं और उन्हें हाथ से तय किया जा सकता है। सेटिंग चालू करने पर व्यक्तियों को ऐप में नाम से दिखाया जाता है (ईमेल में केवल आद्याक्षरों से) और संगठन तथा स्कूलों के बजट प्रति व्यक्ति बजटों से गणना किए जाते हैं; तब उन्हें हाथ से बदला नहीं जा सकता। सेटिंग के पास लिखा होता है कि उसे आख़िरी बार किसने और कब बदला।

महीना चुनना

ऊपर महीना चुनें। माप सितंबर 2026 में शुरू हुए; इससे पहले के महीनों में कोई डेटा नहीं है।

अवलोकन

• संगठन (या चुना गया स्कूल): महीने की मापी गई लागत, बजट और उसका कितना हिस्सा उपयोग हो चुका है।
  • 50%, 75% और 90% पर पहुँचा गया प्रतिशत दिखाते हुए एक संकेत दिखाई देता है; 100% पर बताया जाता है कि बजट पूरा हो गया है या पार हो गया है।
  • जिन अनुरोधों की लागत की गणना नहीं हुई (उदाहरण के लिए बिना ज्ञात दर वाला मॉडल), उन्हें अलग गिना जाता है। उनकी लागत राशि में शामिल नहीं है।
• प्रदाता इनवॉइस से मिलान: चालू महीने के लिए यहाँ दिखता है कि प्रदाताओं ने अंतिम साप्ताहिक जाँच (सोमवार) तक कितना इनवॉइस किया, साथ में यह भी कि उसी अवधि में कितना मापा गया। कोई अंतर उन लागतों के कारण होता है जो मापी नहीं जातीं, या इनवॉइस पर पूर्णांकन के कारण।
• छह महीनों का रुझान: प्रति माह मापी गई लागत, ताकि आप देख सकें कि उपयोग बढ़ रहा है या घट रहा है।
• स्कूल (टैब स्कूल): प्रत्येक स्कूल का बजट, मापी गई लागत, प्रतिशत में उपयोग और शेष राशि।
  • जिस उपयोग को किसी स्कूल को नहीं सौंपा जा सकता, वह अज्ञात स्कूल के अंतर्गत दिखता है। सभी स्कूल मिलकर संगठन के कुल योग के बराबर होते हैं।
• मॉडल के अनुसार लागत (टैब मॉडल): कौन-से AI मॉडल लागत पैदा करते हैं, अनुरोधों की संख्या के साथ।

बजट

बजट एक मासिक चेतावनी बजट है। यह तब तक जारी रहता है जब तक आप इसे नहीं बदलते; शेष राशि अगले महीने में नहीं जाती। बजट पार होने पर भी AI काम करता रहता है। यह कोई अतिरिक्त प्रीपेड क्रेडिट नहीं है। बोर्ड के प्रीपेड क्रेडिट की शेष राशि, जमा राशियों और वास्तविक लागत की कटौतियों के साथ, अलग से प्रीपेड क्रेडिट के अंतर्गत दिखती है; इसे केवल बोर्ड व्यवस्थापक देखते हैं।

प्रति कर्मचारी बजट। किसी कर्मचारी का मासिक बजट तभी होता है जब आप उसे स्वयं तय करते हैं: भूमिका के अनुसार डिफ़ॉल्ट, स्कूल डिफ़ॉल्ट या अपवाद (व्यक्ति देखें)। कुछ भी तय न होने पर सेट नहीं है दिखता है। यह शिक्षकों पर और डेस्कटॉप ऐप का उपयोग करने वाले कर्मचारियों पर भी लागू होता है।

विद्यार्थियों का अपना कोई बजट नहीं होता और वे स्कूल या संगठन के बजट में नहीं गिने जाते। फिर भी उनका उपयोग उनके स्कूल की मापी गई लागत में गिना जाता है।

जब तक आप स्वयं कोई राशि नहीं भरते, स्कूल का बजट उसके कर्मचारियों के खातों से (उनके बजट जोड़कर) और संगठन का बजट सभी कर्मचारी खातों से निकलता है। ऐसा केवल तभी होता है जब प्रति व्यक्ति बजट तय किए गए हों; अपनी राशि और प्रति व्यक्ति बजट के बिना सेट नहीं है दिखता है। यदि प्रति व्यक्ति लागत दिखाएँ चालू है, तो राशि के नीचे आपको दिखता है कि यह कहाँ से आती है, उदाहरण के लिए '120 कर्मचारी खाते × प्रति व्यक्ति बजट'। खाता केवल उन्हीं का होता है जिन्होंने कम से कम एक बार लॉग इन किया है: जो कर्मचारी सिस्टम में तो हैं पर कभी लॉग इन नहीं किया, वे नहीं गिने जाते। बिना कर्मचारी या विद्यार्थी प्रोफ़ाइल वाला खाता संगठन के लिए गिना जाता है। खाते कर्मचारी के ईमेल पते के ज़रिए किसी स्कूल से जुड़ते हैं।

बजट बदलें

यदि प्रति व्यक्ति लागत दिखाएँ चालू है, तो संगठन और स्कूलों के बजट प्रति व्यक्ति बजटों से गणना किए जाते हैं और आप उन्हें हाथ से नहीं बदल सकते। तब आप प्रोफ़ाइल के अनुसार डिफ़ॉल्ट, स्कूल डिफ़ॉल्ट या कोई अपवाद बदलते हैं (व्यक्ति देखें)। यदि सेटिंग बंद है, तो आप बजट इस तरह तय करते हैं:

1. संगठन या किसी स्कूल के पास बजट बदलें पर क्लिक करें।
2. मासिक बजट यूरो में भरें। खाली छोड़ने पर बजट फिर से खातों से निकलता है, या प्रति व्यक्ति बजट न होने पर सेट नहीं है दिखता है। शून्य का अर्थ € 0 का बजट है।
3. से लागू में वह महीना चुनें जिससे बजट लागू होगा। यह उस महीने से हर महीने लागू रहता है, जब तक आप इसे फिर से नहीं बदलते। पिछले महीनों का अपना बजट बना रहता है।
4. बदलाव का कारण भरें और सहेजें पर क्लिक करें।

हर बदलाव कारण और समय के साथ सहेजा जाता है।

व्यक्ति

भूमिका के अनुसार डिफ़ॉल्ट, अपवादों और विचलनों सहित व्यक्ति टैब केवल तभी दिखाई देता है जब प्रति व्यक्ति लागत दिखाएँ चालू हो (सेटिंग्स देखें)।

व्यक्ति में आप हर व्यक्ति के लिए बजट तय करते हैं। व्यक्ति नाम से दिखाए जाते हैं; ईमेल में केवल आद्याक्षरों से।

• भूमिका के अनुसार डिफ़ॉल्ट: पूरे संगठन के लिए प्रति प्रोफ़ाइल एक मासिक बजट: कर्मचारी और शिक्षक। इसे बोर्ड व्यवस्थापक तय करते हैं। कोई डिफ़ॉल्ट तय न होने पर सेट नहीं है दिखता है।
  • शिक्षक वे कर्मचारी हैं जिनकी प्रोफ़ाइल में वे शिक्षक के रूप में दर्ज हैं।
• किसी स्कूल के लिए भूमिका के अनुसार डिफ़ॉल्ट: किसी स्कूल का अपना डिफ़ॉल्ट हो सकता है। स्कूल व्यवस्थापक इसे अपने स्कूल के लिए तय करते हैं; अपना डिफ़ॉल्ट न होने पर स्कूल संगठन का अनुसरण करता है।
• अपवाद: किसी एक कर्मचारी के लिए अलग बजट। अपवाद जोड़ें पर क्लिक करें, ईमेल पते से व्यक्ति को खोजें और बजट भरें। आप केवल अपने स्कूलों के भीतर के व्यक्तियों को ही खोज सकते हैं। विद्यार्थियों के लिए आप कोई अपवाद तय नहीं कर सकते।

हर व्यक्ति के लिए पहले उसका अपना अपवाद लागू होता है, फिर स्कूल का डिफ़ॉल्ट और अन्यथा संगठन का डिफ़ॉल्ट। इनमें से कुछ भी तय न होने पर व्यक्ति का कोई बजट नहीं होता। सूची में आप हर व्यक्ति के लिए मापी गई लागत, बजट, वह बजट कहाँ से आता है और उसका कितना हिस्सा उपयोग हो चुका है, यह देखते हैं। विद्यार्थियों के लिए कोई बजट नहीं दिखता है। यदि आप किसी अपवाद या स्कूल डिफ़ॉल्ट को खाली छोड़ते हैं, तो फिर से डिफ़ॉल्ट लागू होता है।

डिफ़ॉल्ट से विचलन

केवल तभी दिखाई देता है जब प्रति व्यक्ति लागत दिखाएँ चालू हो।

व्यक्ति टैब पर डिफ़ॉल्ट से विचलन के अंतर्गत इस महीने लागू सभी स्कूल डिफ़ॉल्ट और अपवाद दिखते हैं, साथ में वह डिफ़ॉल्ट जिससे वे अलग हैं, और यह कि उन्हें किसने, कब और किस कारण से तय किया। इतिहास में आप हर बदलाव देखते हैं: पुरानी और नई राशि, किस महीने से, किसने और क्यों। सभी बदलाव सहेजे जाते हैं और उन्हें हटाया नहीं जा सकता।

बजट सूचनाएँ

हर सुबह जाँचा जाता है कि संगठन, किसी स्कूल या किसी व्यक्ति ने बजट का 50%, 75%, 90% या 100% छू लिया है या नहीं। ऐसा होने पर व्यवस्थापकों को व्यवस्थापन अवलोकन में एआई उपयोग टाइल पर एक गिनती दिखती है और इस पृष्ठ के बजट सूचनाएँ टैब पर सूचना। कोई सूचना AI को कभी नहीं रोकती। विद्यार्थियों को सूचनाएँ नहीं मिलतीं।

• बोर्ड व्यवस्थापक संगठन, सभी स्कूलों और सभी व्यक्तियों से जुड़ी सूचनाएँ देखते हैं।
• स्कूल व्यवस्थापक अपने स्कूल और उसमें शामिल व्यक्तियों से जुड़ी सूचनाएँ देखते हैं।

व्यक्तियों से जुड़ी सूचनाएँ केवल तभी दिखाई देती हैं जब प्रति व्यक्ति लागत दिखाएँ चालू हो।

बजट सूचनाएँ टैब पर चुने गए महीने की सभी सूचनाएँ दिखती हैं, साथ में मापी गई राशि, बजट और सूचना की तारीख। देखा गया चिह्नित करें के बाद वे सभी व्यवस्थापकों के लिए टाइल की गिनती में शामिल नहीं होतीं; टैब पर वे बनी रहती हैं।

ईमेल से सूचनाएँ

उसी टैब पर ईमेल से बजट सूचनाएँ के अंतर्गत आप उन कर्मचारियों को चुनते हैं जिन्हें नई सूचना आने पर ईमेल मिलता है। किसी कर्मचारी को नाम या ईमेल पते से खोजें, उसे जोड़ें और सहेजें पर क्लिक करें। डिफ़ॉल्ट रूप से किसी को ईमेल नहीं मिलता।

• यदि आप एक स्कूल देख रहे हैं, तो आप उस स्कूल के लिए प्राप्तकर्ता चुनते हैं। उन्हें स्कूल के बजट से जुड़ी सूचनाएँ मिलती हैं और, यदि प्रति व्यक्ति लागत दिखाएँ चालू है, तो स्कूल के व्यक्तियों से जुड़ी सूचनाएँ भी (आद्याक्षरों के साथ)।
• यदि आप बोर्ड व्यवस्थापक के रूप में सभी स्कूल देख रहे हैं, तो आप संगठन के बजट से जुड़ी सूचनाओं के प्राप्तकर्ता चुनते हैं।

हर सुबह की जाँच के बाद हर प्राप्तकर्ता को सभी नई सूचनाओं के साथ एक ईमेल मिलता है।

साप्ताहिक ईमेल

परिवेश के लिए सेट किए गए व्यवस्थापकों को हर सोमवार चालू महीने की मापी गई लागत के साथ एक ईमेल मिलता है:

• संगठन का कुल और बजट;
• महीने की बजट सूचनाएँ;
• हर स्कूल का बजट और उसमें से कितना उपयोग हुआ है;
• वे व्यक्ति जो अपने बजट से ऊपर हैं, उनके आद्याक्षरों के साथ (केवल तब जब प्रति व्यक्ति लागत दिखाएँ चालू हो)।

ईमेल उसी मापी गई लागत का उपयोग करता है जो यह पृष्ठ दिखाता है। प्रदाता इनवॉइस प्रदाता इनवॉइस से मिलान के अंतर्गत दिखते रहते हैं।