AI-användning

Via rutan AI-användning ser du vad AI kostar i din miljö och hur det förhåller sig till dina budgetar. Alla belopp är uppmätta kostnader: de beräknas per AI-förfrågan utifrån den faktiska användningen och leverantörens priser och räknas om till euro. Det är inte fakturabelopp; mätningar kan saknas eller vara försenade.

Vem ser vad

Roll	Ser	Kan ändra
Administratör för huvudmannen	Hela organisationen, alla skolor och kostnaderna per modell	Organisationsbudgeten och budgetarna för alla skolor (endast utan kostnader per person), standarden per profil och mottagarna av varningar
Skoladministratör	Endast den egna skolan eller de egna skolorna	Budgeten för den egna skolan (endast utan kostnader per person), skolstandarden och mottagarna av varningar för den egna skolan

Med skolvalet högst upp visar du en enskild skola eller alla skolor.

Sidan är indelad i flikar:

• Översikt: månadens kostnader bredvid budgeten, kontrollen mot leverantörsfakturor, utvecklingen över sex månader och förklaringen.
• Skolor: tabellen med skolor; bara om fler än en skola visas.
• Budgetvarningar: månadens varningar och mottagarna under Budgetaviseringar via mejl.
• Personer: bara om Visa kostnader per person är påslagen; standarden per roll, personerna och avvikelserna.
• Modeller: kostnaderna per typ och per modell.

Inställningar

Med knappen Uppdelning av AI-användning (kugghjulsikonen) högst upp ändrar en administratör för huvudmannen organisationens inställningar. Visa kostnader per person är avstängd som standard. Så länge den är avstängd syns inga enskilda personer någonstans: ingen lista med personer, inga undantag per person, inga varningar om personer och inga personer i det veckovisa e-postmeddelandet. Avsnittet Vad som ryms i budgeten per person på modellsidan visas inte heller. Då visas inte heller hela fliken Personer, med standarden per roll och avvikelserna; budgetarna för organisationen och skolorna fortsätter att gälla och kan anges för hand. Slår du på inställningen visas personer med namn i appen (i e-post endast med initialer) och budgetarna för organisationen och skolorna beräknas utifrån budgetarna per person; de kan då inte längre ändras för hand. Vid inställningen står vem som senast ändrade den och när.

Välja månad

Välj Månad högst upp. Mätningarna startade i september 2026; tidigare månader innehåller inga data.

Översikt

• Organisation (eller den valda skolan): månadens uppmätta kostnader, budgeten och hur stor del av den som har förbrukats.
  • Vid 50%, 75% och 90% visas en signal med den uppnådda procentsatsen; vid 100% anges att budgeten har nåtts eller överskridits.
  • Förfrågningar utan beräknade kostnader (till exempel en modell utan känt pris) räknas separat. Deras kostnader ingår inte i beloppet.
• Kontroll mot leverantörsfakturor: för innevarande månad visas här vad leverantörerna har fakturerat fram till den senaste veckokontrollen (måndag), bredvid vad som har uppmätts under samma period. En skillnad beror på kostnader som inte mäts eller på avrundning på fakturorna.
• Utveckling över sex månader: de uppmätta kostnaderna per månad, så att du ser om användningen ökar eller minskar.
• Skolor (fliken Skolor): per skola budgeten, de uppmätta kostnaderna, förbrukningen i procent och återstående belopp.
  • Användning som inte kan kopplas till en skola visas under Okänd skola. Tillsammans summerar skolorna till organisationens totalbelopp.
• Kostnader per modell (fliken Modeller): vilka AI-modeller som orsakar kostnaderna, med antalet förfrågningar.

Budgetar

En budget är en månatlig varningsbudget. Den fortsätter tills du ändrar den; återstående belopp förs inte över till nästa månad. AI fortsätter att fungera när en budget har överskridits. Det är inget extra förbetalt saldo. Saldot för huvudmannens förbetalda kredit, med insättningar och avdrag för de faktiska kostnaderna, visas separat under Förbetalt saldo; det ser bara administratörer för huvudmannen.

Budget per medarbetare. En medarbetare har bara en månadsbudget om ni själva anger den: en standard per roll, en skolstandard eller ett undantag (se Personer). Om ingenting har angetts står det Inte angiven. Det gäller även lärare och medarbetare som använder skrivbordsappen.

Elever har ingen egen budget och räknas inte med i skolans eller organisationens budget. Deras användning räknas ändå med i skolans uppmätta kostnader.

Så länge du inte själv fyller i ett belopp följer en skolas budget av dess medarbetares konton (deras budgetar sammanlagt) och organisationens budget av alla medarbetarkonton. Det sker bara om budgetar per person har angetts; utan eget belopp och utan budgetar per person står det Inte angiven. Om Visa kostnader per person är påslagen ser du under beloppet var det kommer ifrån, till exempel ”120 medarbetarkonton × budget per person”. Bara den som har loggat in minst en gång har ett konto: medarbetare som finns i systemet men aldrig har loggat in räknas inte. Ett konto utan medarbetar- eller elevprofil räknas till organisationen. Konton hör till en skola via medarbetarens e-postadress.

Ändra budget

Om Visa kostnader per person är påslagen beräknas budgetarna för organisationen och skolorna utifrån budgetarna per person och du kan inte ändra dem för hand. Du ändrar då standarden per profil, skolstandarden eller ett undantag (se Personer). Om inställningen är avstängd anger du budgeten så här:

1. Klicka på Ändra budget vid organisationen eller vid en skola.
2. Ange Månadsbudget i euro. Lämna tomt: budgeten följer då åter av kontona, eller så står det Inte angiven om det inte finns budgetar per person. Noll är en budget på € 0.
3. Välj under Gäller från den månad som budgeten ska gälla från. Den gäller varje månad från och med den månaden, tills du ändrar den igen. Tidigare månader behåller sin egen budget.
4. Fyll i Anledning till ändringen och klicka på Spara.

Varje ändring sparas med anledning och tidpunkt.

Personer

Fliken Personer, med standarden per roll, undantagen och avvikelserna, syns bara om Visa kostnader per person är påslagen (se Inställningar).

Under Personer anger du budgetar per person. Personer visas med namn; i e-post endast med initialer.

• Standard per roll: en månadsbudget per profil för hela organisationen: medarbetare och lärare. Administratörer för huvudmannen anger den. Utan angiven standard står det Inte angiven.
  • Lärare är medarbetare som står som lärare i sin profil.
• Standard per roll för en skola: en skola kan ha en egen standard. Skoladministratörer anger den för sin egen skola; utan egen standard följer skolan organisationen.
• Undantag: en egen budget för en enskild medarbetare. Klicka på Lägg till undantag, sök upp personen med e-postadressen och ange budgeten. Du hittar bara personer inom dina egna skolor. För elever kan du inte ange något undantag.

För varje person gäller först personens eget undantag, sedan skolans standard och annars organisationens standard. Om ingen av dem har angetts har personen ingen budget. I listan ser du för varje person de uppmätta kostnaderna, budgeten, var budgeten kommer ifrån och hur stor del som har förbrukats. För elever står det Ingen budget. Om du lämnar ett undantag eller en skolstandard tom gäller standarden igen.

Avvikelser från standarden

Syns bara om Visa kostnader per person är påslagen.

På fliken Personer finns under Avvikelser från standarden alla skolstandarder och undantag som gäller den här månaden, med den standard de avviker från, vem som angav dem, när och med vilken anledning. Under Historik ser du varje ändring: det gamla och nya beloppet, från vilken månad, av vem och varför. Alla ändringar sparas och kan inte tas bort.

Budgetvarningar

Varje morgon kontrolleras om organisationen, en skola eller en person har nått 50%, 75%, 90% eller 100% av budgeten. Administratörer ser då en räknare på rutan AI-användning i administrationsöversikten och varningen på fliken Budgetvarningar på den här sidan. En varning stoppar aldrig AI. Elever får inga varningar.

• Administratörer för huvudmannen ser varningar om organisationen, alla skolor och alla personer.
• Skoladministratörer ser varningar om sin egen skola och personerna där.

Varningar om personer visas bara om Visa kostnader per person är påslagen.

På fliken Budgetvarningar visas alla varningar för den valda månaden, med det uppmätta beloppet, budgeten och datumet för varningen. Med Markera som sedd räknas de inte längre med i räknaren på rutan, för alla administratörer; på fliken finns de kvar.

Varningar via e-post

På samma flik väljer du under Budgetaviseringar via mejl medarbetare som får ett e-postmeddelande vid en ny varning. Sök upp en medarbetare med namn eller e-postadress, lägg till hen och klicka på Spara. Som standard får ingen något e-postmeddelande.

• Visar du en enskild skola, väljer du mottagarna för den skolan. De får varningar om skolans budget och, om Visa kostnader per person är påslagen, om personerna i skolan (med initialer).
• Visar du som administratör för huvudmannen alla skolor, väljer du mottagarna av varningarna om organisationsbudgeten.

Efter kontrollen varje morgon får varje mottagare ett enda e-postmeddelande med alla nya varningar.

Veckovis e-post

De administratörer som har angetts för miljön får varje måndag ett e-postmeddelande med de uppmätta kostnaderna för innevarande månad:

• organisationens totalbelopp och budget;
• månadens budgetvarningar;
• per skola budgeten och hur stor del av den som har förbrukats;
• de personer som ligger över sin budget, med sina initialer (bara om Visa kostnader per person är påslagen).

E-postmeddelandet använder samma uppmätta kostnader som den här sidan. Leverantörsfakturorna visas fortfarande under Kontroll mot leverantörsfakturor.