Utilisation IA

La tuile Utilisation IA vous montre ce que coûte l'IA dans votre environnement et comment cela se situe par rapport à vos budgets. Tous les montants sont des coûts mesurés : calculés pour chaque requête IA à partir de la consommation réelle et des tarifs du fournisseur, puis convertis en euros. Ce ne sont pas des montants facturés ; des mesures peuvent manquer ou arriver avec du retard.

Qui voit quoi

Rôle	Voit	Peut modifier
Administrateur du conseil	Toute l'organisation, toutes les écoles et les coûts par modèle	Le budget de l'organisation et les budgets de toutes les écoles (uniquement sans coûts par personne), la valeur par défaut par profil et les destinataires des alertes
Administrateur d'école	Uniquement sa propre école ou ses propres écoles	Le budget de sa propre école (uniquement sans coûts par personne), la valeur par défaut de l'école et les destinataires des alertes pour sa propre école

Le sélecteur d'école en haut vous permet d'afficher une seule école ou toutes les écoles.

La page est divisée en onglets :

• Aperçu : les coûts du mois à côté du budget, le contrôle avec les factures des fournisseurs, l'évolution sur six mois et les explications.
• Écoles : le tableau des écoles ; uniquement si plus d'une école est affichée.
• Alertes budgétaires : les alertes du mois et les destinataires des Alertes budgétaires par e-mail.
• Personnes : uniquement si Afficher les coûts par personne est activé ; la valeur par défaut par rôle, les personnes et les écarts.
• Modèles : les coûts par type et par modèle.

Paramètres

Avec le bouton Ventilation de l'utilisation IA (roue dentée) en haut, un administrateur du conseil modifie les paramètres de l'organisation. Afficher les coûts par personne est désactivé par défaut. Tant qu'il est désactivé, aucune personne n'est visible nulle part : pas de liste de personnes, pas d'exceptions par personne, pas d'alertes concernant des personnes et pas de personnes dans l'e-mail hebdomadaire. La section Ce que permet le budget par personne de la page des modèles n'est pas visible non plus. Tout l'onglet Personnes, avec la valeur par défaut par rôle et les écarts, n'est alors pas visible non plus ; les budgets de l'organisation et des écoles continuent de fonctionner et peuvent être définis manuellement. Si vous activez le paramètre, les personnes sont affichées avec leur nom dans l'application (dans les e-mails, uniquement avec leurs initiales) et les budgets de l'organisation et des écoles sont calculés à partir des budgets par personne ; ils ne peuvent alors plus être modifiés manuellement. Le paramètre indique qui l'a modifié en dernier et quand.

Choisir le mois

Choisissez le Mois en haut de la page. Les mesures ont commencé en septembre 2026 ; les mois précédents ne contiennent aucune donnée.

Vue d'ensemble

• Organisation (ou l'école choisie) : les coûts mesurés du mois, le budget et la part déjà consommée.
  • À 50 %, 75 % et 90 %, un signal apparaît avec le pourcentage atteint ; à 100 %, il est indiqué que le budget est atteint ou dépassé.
  • Les requêtes sans coût calculé (par exemple un modèle sans tarif connu) sont comptées à part. Leurs coûts ne sont pas inclus dans le montant.
• Contrôle avec les factures des fournisseurs : pour le mois en cours, vous voyez ici ce que les fournisseurs ont facturé jusqu'au dernier contrôle hebdomadaire (lundi), à côté de ce qui a été mesuré sur la même période. Un écart s'explique par des coûts qui ne sont pas mesurés ou par des arrondis sur les factures.
• Évolution sur six mois : les coûts mesurés par mois, pour voir si l'utilisation augmente ou diminue.
• Écoles (onglet Écoles) : pour chaque école, le budget, les coûts mesurés, la consommation en pourcentage et le montant restant.
  • L'utilisation qui ne peut être attribuée à aucune école figure sous École inconnue. Ensemble, les écoles totalisent le montant de l'organisation.
• Coûts par modèle (onglet Modèles) : les modèles d'IA à l'origine des coûts, avec le nombre de requêtes.

Budgets

Un budget est un budget d'alerte mensuel. Il reste en vigueur jusqu'à ce que vous le modifiiez ; le solde n'est pas reporté au mois suivant. L'IA continue de fonctionner lorsqu'un budget est dépassé. Il ne s'agit pas d'un crédit prépayé supplémentaire. Le solde du crédit prépayé du conseil, avec les versements et les déductions des coûts réels, figure séparément sous Crédit prépayé ; seuls les administrateurs du conseil le voient.

Budget par membre du personnel. Un membre du personnel n'a un budget mensuel que si vous le définissez vous-même : une valeur par défaut par rôle, une valeur par défaut de l'école ou une exception (voir Personnes). Si rien n'est défini, la mention Non défini s'affiche. Cela vaut aussi pour les enseignants et pour les membres du personnel qui utilisent l'application de bureau.

Les élèves n'ont pas de budget propre et ne comptent pas dans le budget de l'école ou de l'organisation. Leur utilisation compte toutefois dans les coûts mesurés de leur école.

Tant que vous ne saisissez pas de montant vous-même, le budget d'une école découle des comptes de son personnel (la somme de leurs budgets) et celui de l'organisation de l'ensemble des comptes du personnel. Cela ne se produit que si des budgets par personne ont été définis ; sans montant propre et sans budgets par personne, la mention Non défini s'affiche. Si Afficher les coûts par personne est activé, vous voyez sous le montant d'où il provient, par exemple « 120 comptes du personnel × budget par personne ». Seules les personnes qui se sont connectées au moins une fois ont un compte : les membres du personnel qui figurent dans le système mais ne se sont jamais connectés ne sont pas comptés. Un compte sans profil de membre du personnel ou d'élève compte pour l'organisation. Les comptes sont rattachés à une école par l'adresse e-mail du membre du personnel.

Modifier le budget

Si Afficher les coûts par personne est activé, les budgets de l'organisation et des écoles sont calculés à partir des budgets par personne et vous ne pouvez pas les modifier manuellement. Vous ajustez alors la valeur par défaut par profil, la valeur par défaut de l'école ou une exception (voir Personnes). Si le paramètre est désactivé, vous définissez le budget ainsi :

1. Cliquez sur Modifier le budget à côté de l'organisation ou d'une école.
2. Saisissez le Budget mensuel en euros. Laisser le champ vide : le budget découle de nouveau des comptes, ou la mention Non défini s'affiche s'il n'y a pas de budgets par personne. Zéro correspond à un budget de € 0.
3. Sous S'applique à partir de, choisissez le mois à partir duquel le budget s'applique. Il s'applique chaque mois à partir de ce mois, jusqu'à ce que vous le modifiiez à nouveau. Les mois précédents conservent leur propre budget.
4. Saisissez un Motif de la modification et cliquez sur Enregistrer.

Chaque modification est conservée avec son motif et sa date et heure.

Personnes

L'onglet Personnes, avec la valeur par défaut par rôle, les exceptions et les écarts, n'est visible que si Afficher les coûts par personne est activé (voir Paramètres).

Sous Personnes, vous définissez des budgets par personne. Les personnes sont affichées avec leur nom ; dans les e-mails, uniquement avec leurs initiales.

• Valeur par défaut par rôle : un budget mensuel par profil pour toute l'organisation : personnel et enseignants. Les administrateurs du conseil la définissent. Sans valeur par défaut définie, la mention Non défini s'affiche.
  • Les enseignants sont les membres du personnel enregistrés comme enseignant dans leur profil.
• Valeur par défaut par rôle pour une école : une école peut avoir sa propre valeur par défaut. Les administrateurs d'école la définissent pour leur propre école ; sans valeur par défaut propre, l'école suit l'organisation.
• Exception : un budget propre à un seul membre du personnel. Cliquez sur Ajouter une exception, recherchez la personne par son adresse e-mail et saisissez le budget. Vous ne trouvez que les personnes de vos propres écoles. Vous ne pouvez pas définir d'exception pour les élèves.

Pour chaque personne, c'est d'abord sa propre exception qui s'applique, puis la valeur par défaut de l'école et, à défaut, celle de l'organisation. Si aucune n'est définie, la personne n'a pas de budget. La liste indique pour chaque personne les coûts mesurés, le budget, l'origine de ce budget et la part déjà consommée. Pour les élèves, la liste indique Pas de budget. Si vous laissez vide une exception ou la valeur par défaut d'une école, la valeur par défaut s'applique de nouveau.

Écarts par rapport à la valeur par défaut

Visible uniquement si Afficher les coûts par personne est activé.

Dans l'onglet Personnes, sous Écarts par rapport à la valeur par défaut, figurent toutes les valeurs par défaut des écoles et toutes les exceptions en vigueur ce mois-ci, avec la valeur par défaut dont elles s'écartent, qui les a définies, quand et pour quel motif. Historique affiche chaque modification : l'ancien et le nouveau montant, à partir de quel mois, par qui et pourquoi. Toutes les modifications sont conservées et ne peuvent pas être supprimées.

Alertes budgétaires

Chaque matin, on vérifie si l'organisation, une école ou une personne a atteint 50 %, 75 %, 90 % ou 100 % du budget. Les administrateurs voient alors un compteur sur la tuile Utilisation IA dans l'aperçu d'administration et l'alerte dans l'onglet Alertes budgétaires de cette page. Une alerte n'arrête jamais l'IA. Les élèves ne reçoivent pas d'alertes.

• Les administrateurs du conseil voient les alertes concernant l'organisation, toutes les écoles et toutes les personnes.
• Les administrateurs d'école voient les alertes concernant leur propre école et les personnes qui en font partie.

Les alertes concernant des personnes n'apparaissent que si Afficher les coûts par personne est activé.

L'onglet Alertes budgétaires liste toutes les alertes du mois choisi, avec le montant mesuré, le budget et la date de l'alerte. Avec Marquer comme vu, elles ne sont plus comptées dans le compteur de la tuile, pour tous les administrateurs ; elles restent affichées dans l'onglet.

Alertes par e-mail

Dans le même onglet, sous Alertes budgétaires par e-mail, vous choisissez les membres du personnel qui reçoivent un e-mail lors d'une nouvelle alerte. Recherchez un membre du personnel par son nom ou son adresse e-mail, ajoutez-le et cliquez sur Enregistrer. Par défaut, personne ne reçoit d'e-mail.

• Si vous consultez une seule école, vous choisissez les destinataires pour cette école. Ils reçoivent les alertes concernant le budget de l'école et, si Afficher les coûts par personne est activé, concernant les personnes de l'école (avec leurs initiales).
• Si vous consultez toutes les écoles en tant qu'administrateur du conseil, vous choisissez les destinataires des alertes concernant le budget de l'organisation.

Après le contrôle de chaque matin, chaque destinataire reçoit un seul e-mail avec toutes les nouvelles alertes.

E-mail hebdomadaire

Les administrateurs configurés pour l'environnement reçoivent chaque lundi un e-mail avec les coûts mesurés du mois en cours :

• le total et le budget de l'organisation ;
• les alertes budgétaires du mois ;
• pour chaque école, le budget et la part déjà consommée ;
• les personnes qui dépassent leur budget, avec leurs initiales (uniquement si Afficher les coûts par personne est activé).

L'e-mail utilise les mêmes coûts mesurés que cette page. Les factures des fournisseurs restent visibles sous Contrôle avec les factures des fournisseurs.