Utilizzo IA

Dal riquadro Utilizzo IA vedi quanto costa l'IA nel tuo ambiente e come si rapporta ai tuoi budget. Tutti gli importi sono costi misurati: calcolati per ogni richiesta di IA in base al consumo effettivo e alle tariffe del fornitore, convertiti in euro. Non sono importi fatturati; alcune misurazioni possono mancare o arrivare in ritardo.

Chi vede cosa

Ruolo	Vede	Può modificare
Amministratore dell'ente scolastico	L'intera organizzazione, tutte le scuole e i costi per modello	Il budget dell'organizzazione e i budget di tutte le scuole (solo senza costi per persona), il valore predefinito per profilo e i destinatari degli avvisi
Amministratore scolastico	Solo la propria scuola o le proprie scuole	Il budget della propria scuola (solo senza costi per persona), il valore predefinito della scuola e i destinatari degli avvisi per la propria scuola

Con la selezione della scuola in alto visualizzi una singola scuola o tutte le scuole.

La pagina è suddivisa in schede:

• Panoramica: i costi del mese accanto al budget, la verifica con le fatture dei fornitori, l'andamento su sei mesi e la spiegazione.
• Scuole: la tabella delle scuole; solo se viene mostrata più di una scuola.
• Avvisi di budget: gli avvisi del mese e i destinatari di Avvisi di budget via e-mail.
• Persone: solo se Mostra i costi per persona è attivo; il valore predefinito per ruolo, le persone e le deviazioni.
• Modelli: i costi per tipo e per modello.

Impostazioni

Con il pulsante Ripartizione dell'utilizzo IA (icona a ingranaggio) in alto, un amministratore dell'ente scolastico modifica le impostazioni dell'organizzazione. Mostra i costi per persona è disattivato per impostazione predefinita. Finché è disattivato, nessuna persona è visibile da nessuna parte: nessun elenco di persone, nessuna eccezione per persona, nessun avviso sulle persone e nessuna persona nell'e-mail settimanale. Anche la sezione Cosa rientra nel budget per persona nella pagina dei modelli non è visibile. Non è visibile neppure l'intera scheda Persone, con il valore predefinito per ruolo e le deviazioni; i budget dell'organizzazione e delle scuole continuano a funzionare e si possono impostare manualmente. Se attivi l'impostazione, le persone vengono mostrate con il nome nell'app (nelle e-mail solo con le iniziali) e i budget dell'organizzazione e delle scuole vengono calcolati dai budget per persona; a quel punto non si possono più modificare manualmente. Accanto all'impostazione è indicato chi l'ha modificata per ultimo e quando.

Scegliere il mese

Scegli il Mese in alto. Le misurazioni sono iniziate a settembre 2026; i mesi precedenti non contengono dati.

Panoramica

• Organizzazione (o la scuola scelta): i costi misurati del mese, il budget e la parte già consumata.
  • Al 50%, al 75% e al 90% compare un avviso con la percentuale raggiunta; al 100% viene indicato che il budget è stato raggiunto o superato.
  • Le richieste senza costi calcolati (ad esempio un modello senza tariffa nota) vengono conteggiate a parte. I loro costi non sono inclusi nell'importo.
• Verifica con le fatture dei fornitori: per il mese in corso qui trovi quanto i fornitori hanno fatturato fino all'ultimo controllo settimanale (lunedì), accanto a quanto è stato misurato nello stesso periodo. Una differenza è dovuta a costi che non vengono misurati o agli arrotondamenti nelle fatture.
• Andamento su sei mesi: i costi misurati per mese, così vedi se l'utilizzo aumenta o diminuisce.
• Scuole (scheda Scuole): per ogni scuola il budget, i costi misurati, il consumo in percentuale e l'importo residuo.
  • L'utilizzo che non può essere attribuito a una scuola compare sotto Scuola sconosciuta. Insieme, le scuole formano il totale dell'organizzazione.
• Costi per modello (scheda Modelli): quali modelli di IA generano i costi, con il numero di richieste.

Budget

Un budget è un budget di avviso mensile. Resta valido finché non lo modifichi; l'eventuale residuo non passa al mese successivo. L'IA continua a funzionare quando un budget viene superato. Non è un credito prepagato aggiuntivo. Il saldo del credito prepagato dell'ente scolastico, con i versamenti e gli addebiti dei costi effettivi, è indicato a parte in Credito prepagato; lo vedono solo gli amministratori dell'ente scolastico.

Budget per membro del personale. Un membro del personale ha un budget mensile solo se lo impostate voi: un valore predefinito per ruolo, un valore predefinito della scuola o un'eccezione (vedi Persone). Se non è impostato nulla, compare Non impostato. Questo vale anche per i docenti e per i membri del personale che usano l'app desktop.

Gli studenti non hanno un budget proprio e non rientrano nel budget della scuola o dell'organizzazione. Il loro utilizzo rientra comunque nei costi misurati della loro scuola.

Finché non inserisci tu un importo, il budget di una scuola deriva dagli account del suo personale (la somma dei loro budget) e quello dell'organizzazione da tutti gli account del personale. Questo avviene solo se sono stati impostati budget per persona; senza un importo proprio e senza budget per persona compare Non impostato. Se Mostra i costi per persona è attivo, sotto l'importo vedi da dove deriva, per esempio «120 account del personale × budget per persona». Ha un account solo chi ha effettuato l'accesso almeno una volta: i membri del personale presenti nel sistema che non hanno mai effettuato l'accesso non vengono conteggiati. Un account senza profilo del personale o da studente viene conteggiato per l'organizzazione. Gli account appartengono a una scuola tramite l'indirizzo email del membro del personale.

Modifica budget

Se Mostra i costi per persona è attivo, i budget dell'organizzazione e delle scuole vengono calcolati dai budget per persona e non puoi modificarli manualmente. In quel caso modifichi il valore predefinito per profilo, il valore predefinito della scuola o un'eccezione (vedi Persone). Se l'impostazione è disattivata, imposti il budget così:

1. Fai clic su Modifica budget accanto all'organizzazione o a una scuola.
2. Inserisci il Budget mensile in euro. Se lasci il campo vuoto, il budget deriva di nuovo dagli account, oppure compare Non impostato se non ci sono budget per persona. Zero è un budget di € 0.
3. In Valido da scegli il mese a partire dal quale vale il budget. Vale ogni mese a partire da quel mese, finché non lo modifichi di nuovo. I mesi precedenti mantengono il proprio budget.
4. Inserisci un Motivo della modifica e fai clic su Salva.

Ogni modifica viene salvata con motivo e data e ora.

Persone

La scheda Persone, con il valore predefinito per ruolo, le eccezioni e le deviazioni, è visibile solo se Mostra i costi per persona è attivo (vedi Impostazioni).

In Persone imposti i budget per persona. Le persone sono mostrate con il nome; nelle e-mail solo con le iniziali.

• Valore predefinito per ruolo: un budget mensile per profilo per l'intera organizzazione: personale e docenti. Lo impostano gli amministratori dell'ente scolastico. Senza un valore predefinito impostato compare Non impostato.
  • I docenti sono membri del personale registrati come docente nel loro profilo.
• Valore predefinito per ruolo per una scuola: una scuola può avere un proprio valore predefinito. Gli amministratori scolastici lo impostano per la propria scuola; senza un valore predefinito proprio, la scuola segue l'organizzazione.
• Eccezione: un budget specifico per un solo membro del personale. Fai clic su Aggiungi eccezione, cerca la persona tramite l'indirizzo e-mail e inserisci il budget. Trovi solo persone all'interno delle tue scuole. Per gli studenti non puoi impostare un'eccezione.

Per ogni persona vale prima la sua eccezione, poi il valore predefinito della scuola e altrimenti quello dell'organizzazione. Se nessuno di questi è impostato, la persona non ha un budget. Nell'elenco vedi per ogni persona i costi misurati, il budget, da dove proviene quel budget e quale parte è stata utilizzata. Per gli studenti compare Nessun budget. Se lasci vuota un'eccezione o il valore predefinito di una scuola, torna a valere il valore predefinito.

Deviazioni dal predefinito

Visibile solo se Mostra i costi per persona è attivo.

Nella scheda Persone, in Deviazioni dal predefinito, trovi tutti i valori predefiniti delle scuole e le eccezioni in vigore questo mese, con il valore predefinito da cui si discostano, chi li ha impostati, quando e con quale motivo. Con Cronologia vedi ogni modifica: l'importo precedente e quello nuovo, da quale mese, da chi e perché. Tutte le modifiche vengono conservate e non possono essere eliminate.

Avvisi di budget

Ogni mattina si verifica se l'organizzazione, una scuola o una persona ha raggiunto il 50%, il 75%, il 90% o il 100% del budget. In quel caso gli amministratori vedono un contatore sul riquadro Utilizzo IA nella panoramica di amministrazione e l'avviso nella scheda Avvisi di budget di questa pagina. Un avviso non blocca mai l'IA. Gli studenti non ricevono avvisi.

• Gli amministratori dell'ente scolastico vedono gli avvisi sull'organizzazione, su tutte le scuole e su tutte le persone.
• Gli amministratori scolastici vedono gli avvisi sulla propria scuola e sulle persone che ne fanno parte.

Gli avvisi sulle persone compaiono solo se Mostra i costi per persona è attivo.

Nella scheda Avvisi di budget trovi tutti gli avvisi del mese scelto, con l'importo misurato, il budget e la data dell'avviso. Con Segna come visto non vengono più conteggiati nel contatore del riquadro, per tutti gli amministratori; nella scheda restano visibili.

Avvisi via e-mail

Nella stessa scheda, in Avvisi di budget via e-mail, scegli i membri del personale che ricevono un'e-mail quando c'è un nuovo avviso. Cerca un membro del personale per nome o indirizzo e-mail, aggiungilo e fai clic su Salva. Per impostazione predefinita nessuno riceve e-mail.

• Se stai visualizzando una sola scuola, scegli i destinatari per quella scuola. Ricevono gli avvisi sul budget della scuola e, se Mostra i costi per persona è attivo, sulle persone della scuola (con le iniziali).
• Se come amministratore dell'ente scolastico stai visualizzando tutte le scuole, scegli i destinatari degli avvisi sul budget dell'organizzazione.

Dopo la verifica di ogni mattina, ogni destinatario riceve un'unica e-mail con tutti i nuovi avvisi.

E-mail settimanale

Gli amministratori impostati per l'ambiente ricevono ogni lunedì un'e-mail con i costi misurati del mese in corso:

• il totale e il budget dell'organizzazione;
• gli avvisi di budget del mese;
• per ogni scuola, il budget e quanta parte ne è stata consumata;
• le persone che hanno superato il proprio budget, con le loro iniziali (solo se Mostra i costi per persona è attivo).

L'e-mail usa gli stessi costi misurati di questa pagina. Le fatture dei fornitori restano visibili in Verifica con le fatture dei fornitori.