KI-Nutzung

Über die Kachel KI-Nutzung siehst du, was KI in deiner Umgebung kostet und wie sich das zu deinen Budgets verhält. Alle Beträge sind gemessene Kosten: pro KI-Anfrage aus dem tatsächlichen Verbrauch und den Tarifen des Anbieters berechnet und in Euro umgerechnet. Es sind keine Rechnungsbeträge; Messungen können fehlen oder verzögert eintreffen.

Wer sieht was

Rolle	Sieht	Kann ändern
Trägeradministrator	Die gesamte Organisation, alle Schulen und die Kosten pro Modell	Das Organisationsbudget und die Budgets aller Schulen (nur ohne Kosten pro Person), den Standard je Profil und die Empfänger von Meldungen
Schuladministrator	Nur die eigene Schule oder die eigenen Schulen	Das Budget der eigenen Schule (nur ohne Kosten pro Person), den Schulstandard und die Empfänger von Meldungen für die eigene Schule

Mit der Schulauswahl oben siehst du eine einzelne Schule oder alle Schulen.

Die Seite ist in Registerkarten aufgeteilt:

• Übersicht: die Kosten des Monats neben dem Budget, der Abgleich mit Anbieterrechnungen, der Verlauf über sechs Monate und die Erläuterung.
• Schulen: die Tabelle mit den Schulen; nur wenn mehr als eine Schule angezeigt wird.
• Budgetmeldungen: die Meldungen des Monats und die Empfänger von Budgetmeldungen per E-Mail.
• Personen: nur wenn Kosten pro Person anzeigen eingeschaltet ist; der Standard je Rolle, die Personen und die Abweichungen.
• Modelle: die Kosten nach Art und pro Modell.

Einstellungen

Mit der Schaltfläche Aufschlüsselung KI-Nutzung (Zahnrad) oben passt ein Trägeradministrator die Einstellungen der Organisation an. Kosten pro Person anzeigen ist standardmäßig ausgeschaltet. Solange die Einstellung aus ist, sind nirgends Einzelpersonen sichtbar: keine Personenliste, keine Ausnahmen pro Person, keine Meldungen zu Personen und keine Personen in der wöchentlichen E-Mail. Auch der Abschnitt Was ins Budget pro Person passt auf der Modellseite ist dann nicht sichtbar. Dann ist auch die gesamte Registerkarte Personen nicht sichtbar, mit dem Standard je Rolle und den Abweichungen; die Budgets der Organisation und der Schulen funktionieren weiterhin und lassen sich von Hand festlegen. Schaltest du die Einstellung ein, werden Personen in der App mit Namen angezeigt (in E-Mails nur mit Initialen) und die Budgets der Organisation und der Schulen werden aus den Budgets pro Person berechnet; sie lassen sich dann nicht mehr von Hand ändern. Bei der Einstellung steht, wer sie zuletzt geändert hat und wann.

Monat wählen

Wähle oben den Monat. Die Messungen haben im September 2026 begonnen; frühere Monate enthalten keine Daten.

Übersicht

• Organisation (oder die gewählte Schule): die gemessenen Kosten des Monats, das Budget und welcher Anteil davon verbraucht ist.
  • Bei 50%, 75% und 90% erscheint ein Hinweis mit dem erreichten Prozentsatz; bei 100% steht dort, dass das Budget erreicht oder überschritten ist.
  • Anfragen ohne berechnete Kosten (zum Beispiel ein Modell ohne bekannten Tarif) werden separat gezählt. Ihre Kosten sind im Betrag nicht enthalten.
• Abgleich mit Anbieterrechnungen: Für den laufenden Monat steht hier, was die Anbieter bis zur letzten wöchentlichen Prüfung (Montag) in Rechnung gestellt haben, neben dem, was im selben Zeitraum gemessen wurde. Eine Differenz entsteht durch Kosten, die nicht gemessen werden, oder durch Rundung auf den Rechnungen.
• Verlauf über sechs Monate: die gemessenen Kosten pro Monat, damit du siehst, ob die Nutzung steigt oder sinkt.
• Schulen (Registerkarte Schulen): pro Schule das Budget, die gemessenen Kosten, der Verbrauch in Prozent und der verbleibende Betrag.
  • Nutzung, die keiner Schule zugeordnet werden kann, steht unter Unbekannte Schule. Zusammen ergeben die Schulen die Gesamtsumme der Organisation.
• Kosten pro Modell (Registerkarte Modelle): welche KI-Modelle die Kosten verursachen, mit der Anzahl der Anfragen.

Budgets

Ein Budget ist ein monatliches Warnbudget. Es läuft weiter, bis du es änderst; ein Rest wird nicht in den nächsten Monat übertragen. KI funktioniert weiter, wenn ein Budget überschritten ist. Es ist kein zusätzliches Prepaid-Guthaben. Der Saldo des Prepaid-Guthabens des Trägers, mit den Einzahlungen und den Abbuchungen der tatsächlichen Kosten, steht separat unter Prepaid-Guthaben; ihn sehen nur Trägeradministratoren.

Budget pro Mitarbeitenden. Mitarbeitende haben nur dann ein Monatsbudget, wenn ihr es selbst festlegt: einen Standard je Rolle, einen Schulstandard oder eine Ausnahme (siehe Personen). Ist nichts festgelegt, steht dort Nicht festgelegt. Das gilt auch für Lehrkräfte und für Mitarbeitende, die die Desktop-App verwenden.

Schüler/innen haben kein eigenes Budget und zählen nicht zum Budget der Schule oder der Organisation. Ihre Nutzung zählt aber zu den gemessenen Kosten ihrer Schule.

Solange du selbst keinen Betrag einträgst, ergibt sich das Budget einer Schule aus den Konten ihrer Mitarbeitenden (deren Budgets zusammengezählt) und das der Organisation aus allen Mitarbeiterkonten. Das geschieht nur, wenn Budgets pro Person festgelegt sind; ohne eigenen Betrag und ohne Budgets pro Person steht dort Nicht festgelegt. Wenn Kosten pro Person anzeigen eingeschaltet ist, siehst du unter dem Betrag, woher er kommt, zum Beispiel „120 Mitarbeiterkonten × Budget pro Person“. Nur wer sich mindestens einmal angemeldet hat, hat ein Konto: Mitarbeitende, die zwar im System stehen, sich aber nie angemeldet haben, zählen nicht mit. Ein Konto ohne Mitarbeitenden- oder Schülerprofil zählt zur Organisation. Konten gehören über die E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden zu einer Schule.

Budget ändern

Ist Kosten pro Person anzeigen eingeschaltet, werden die Budgets der Organisation und der Schulen aus den Budgets pro Person berechnet und du kannst sie nicht von Hand ändern. Du passt dann den Standard je Profil, den Schulstandard oder eine Ausnahme an (siehe Personen). Ist die Einstellung ausgeschaltet, legst du das Budget so fest:

1. Klicke bei der Organisation oder bei einer Schule auf Budget ändern.
2. Gib das Monatsbudget in Euro ein. Leer lassen: Das Budget ergibt sich wieder aus den Konten, oder es steht dort Nicht festgelegt, wenn es keine Budgets pro Person gibt. Null ist ein Budget von € 0.
3. Wähle unter Gilt ab den Monat, ab dem das Budget gilt. Es gilt ab diesem Monat jeden Monat, bis du es wieder änderst. Frühere Monate behalten ihr eigenes Budget.
4. Gib einen Änderungsgrund ein und klicke auf Speichern.

Jede Änderung wird mit Grund und Zeitpunkt gespeichert.

Personen

Die Registerkarte Personen, mit dem Standard je Rolle, den Ausnahmen und den Abweichungen, ist nur sichtbar, wenn Kosten pro Person anzeigen eingeschaltet ist (siehe Einstellungen).

Unter Personen legst du Budgets pro Person fest. Personen werden mit Namen angezeigt; in E-Mails nur mit Initialen.

• Standard je Rolle: ein Monatsbudget je Profil für die gesamte Organisation: Mitarbeitende und Lehrkräfte. Trägeradministratoren legen es fest. Ohne festgelegten Standard steht dort Nicht festgelegt.
  • Lehrkräfte sind Mitarbeitende, die in ihrem Profil als Lehrkraft eingetragen sind.
• Standard je Rolle für eine Schule: Eine Schule kann einen eigenen Standard haben. Schuladministratoren legen ihn für ihre eigene Schule fest; ohne eigenen Standard folgt die Schule der Organisation.
• Ausnahme: ein eigenes Budget für eine einzelne Mitarbeiterin oder einen einzelnen Mitarbeiter. Klicke auf Ausnahme hinzufügen, suche die Person über ihre E-Mail-Adresse und gib das Budget ein. Du findest nur Personen innerhalb deiner eigenen Schulen. Für Schüler/innen kannst du keine Ausnahme festlegen.

Für jede Person gilt zuerst ihre eigene Ausnahme, dann der Standard der Schule und andernfalls der Standard der Organisation. Ist nichts davon festgelegt, hat die Person kein Budget. In der Liste siehst du für jede Person die gemessenen Kosten, das Budget, woher dieses Budget stammt und welcher Anteil verbraucht ist. Bei Schüler/innen steht Kein Budget. Lässt du eine Ausnahme oder einen Schulstandard leer, gilt wieder der Standard.

Abweichungen vom Standard

Nur sichtbar, wenn Kosten pro Person anzeigen eingeschaltet ist.

Auf der Registerkarte Personen stehen unter Abweichungen vom Standard alle Schulstandards und Ausnahmen, die in diesem Monat gelten, mit dem Standard, von dem sie abweichen, sowie wer sie festgelegt hat, wann und mit welchem Grund. Unter Verlauf siehst du jede Änderung: den alten und neuen Betrag, ab welchem Monat, von wem und warum. Alle Änderungen werden gespeichert und können nicht gelöscht werden.

Budgetmeldungen

Jeden Morgen wird geprüft, ob die Organisation, eine Schule oder eine Person 50%, 75%, 90% oder 100% des Budgets erreicht hat. Administratoren sehen dann einen Zähler auf der Kachel KI-Nutzung in der Verwaltungsübersicht und die Meldung auf der Registerkarte Budgetmeldungen dieser Seite. Eine Meldung stoppt KI nie. Schüler/innen erhalten keine Meldungen.

• Trägeradministratoren sehen Meldungen zur Organisation, zu allen Schulen und zu allen Personen.
• Schuladministratoren sehen Meldungen zu ihrer eigenen Schule und den Personen darin.

Meldungen zu Personen erscheinen nur, wenn Kosten pro Person anzeigen eingeschaltet ist.

Auf der Registerkarte Budgetmeldungen stehen alle Meldungen des gewählten Monats, mit dem gemessenen Betrag, dem Budget und dem Datum der Meldung. Mit Als gesehen markieren zählen sie nicht mehr im Zähler auf der Kachel mit, für alle Administratoren; auf der Registerkarte bleiben sie stehen.

Meldungen per E-Mail

Auf derselben Registerkarte wählst du unter Budgetmeldungen per E-Mail Mitarbeitende, die bei einer neuen Meldung eine E-Mail erhalten. Suche eine Person über Namen oder E-Mail-Adresse, füge sie hinzu und klicke auf Speichern. Standardmäßig erhält niemand eine E-Mail.

• Siehst du eine einzelne Schule, wählst du die Empfänger für diese Schule. Sie erhalten Meldungen zum Budget der Schule und, wenn Kosten pro Person anzeigen eingeschaltet ist, zu den Personen der Schule (mit Initialen).
• Siehst du als Trägeradministrator alle Schulen, wählst du die Empfänger der Meldungen zum Organisationsbudget.

Nach der morgendlichen Prüfung erhält jeder Empfänger eine einzige E-Mail mit allen neuen Meldungen.

Wöchentliche E-Mail

Die für die Umgebung eingetragenen Administratoren erhalten jeden Montag eine E-Mail mit den gemessenen Kosten des laufenden Monats:

• die Gesamtsumme und das Budget der Organisation;
• die Budgetmeldungen des Monats;
• pro Schule das Budget und welcher Anteil davon verbraucht ist;
• die Personen, die über ihrem Budget liegen, mit ihren Initialen (nur wenn Kosten pro Person anzeigen eingeschaltet ist).

Die E-Mail verwendet dieselben gemessenen Kosten wie diese Seite. Die Anbieterrechnungen bleiben unter Abgleich mit Anbieterrechnungen sichtbar.