KI-bruk
Via flisen KI-bruk ser du hva KI koster i miljøet ditt, og hvordan det står seg mot budsjettene dine. Alle beløp er målte kostnader: de beregnes for hver KI-forespørsel ut fra faktisk forbruk og leverandørens priser, og regnes om til euro. Det er ikke fakturabeløp; målinger kan mangle eller være forsinket.
Hvem ser hva
| Rolle | Ser | Kan endre |
|---|---|---|
| Skoleeieradministrator | Hele organisasjonen, alle skoler og kostnadene per modell | Organisasjonsbudsjettet og budsjettene for alle skoler (bare uten kostnader per person), standarden per profil og mottakerne av varsler |
| Skoleadministrator | Bare egen skole eller egne skoler | Budsjettet for egen skole (bare uten kostnader per person), skolestandarden og mottakerne av varsler for egen skole |
Med skolevalget øverst ser du én skole eller alle skoler.
Siden er delt inn i faner:
- Oversikt: månedens kostnader ved siden av budsjettet, kontrollen mot leverandørfakturaer, utviklingen over seks måneder og forklaringen.
- Skoler: tabellen med skoler; bare når mer enn én skole vises.
- Budsjettvarsler: månedens varsler og mottakerne under Budsjettvarsler på e-post.
- Personer: bare når Vis kostnader per person er slått på; standarden per rolle, personene og avvikene.
- Modeller: kostnadene per type og per modell.
Innstillinger
Med knappen Fordeling av KI-bruk (tannhjulikonet) øverst endrer en skoleeieradministrator organisasjonens innstillinger. Vis kostnader per person er slått av som standard. Så lenge den er slått av, er ingen enkeltpersoner synlige noe sted: ingen liste over personer, ingen unntak per person, ingen varsler om personer og ingen personer i den ukentlige e-posten. Delen Hva som får plass i budsjettet per person på modellsiden vises heller ikke. Da vises heller ikke hele fanen Personer, med standarden per rolle og avvikene; budsjettene for organisasjonen og skolene fungerer fortsatt og kan angis manuelt. Slår du på innstillingen, vises personer med navn i appen (i e-poster kun med initialer), og budsjettene for organisasjonen og skolene beregnes ut fra budsjettene per person; de kan da ikke lenger endres manuelt. Ved innstillingen står det hvem som sist endret den og når.
Velge måned
Velg Måned øverst. Målingene startet i september 2026; tidligere måneder inneholder ingen data.
Oversikt
- Organisasjon (eller den valgte skolen): månedens målte kostnader, budsjettet og hvor stor del av det som er brukt.
- Ved 50%, 75% og 90% vises et varsel med prosenten som er nådd; ved 100% står det at budsjettet er nådd eller overskredet.
- Forespørsler uten beregnede kostnader (for eksempel en modell uten kjent pris) telles separat. Kostnadene deres er ikke med i beløpet.
- Kontroll mot leverandørfakturaer: for inneværende måned står det her hva leverandørene har fakturert frem til den siste ukentlige kontrollen (mandag), ved siden av hva som er målt i samme periode. En forskjell skyldes kostnader som ikke måles, eller avrunding på fakturaene.
- Utvikling over seks måneder: de målte kostnadene per måned, slik at du ser om bruken øker eller går ned.
- Skoler (fanen Skoler): for hver skole budsjettet, de målte kostnadene, forbruket i prosent og gjenstående beløp.
- Bruk som ikke kan knyttes til en skole, står under Ukjent skole. Til sammen utgjør skolene organisasjonens totalbeløp.
- Kostnader per modell (fanen Modeller): hvilke KI-modeller som gir kostnadene, med antall forespørsler.
Budsjetter
Et budsjett er et månedlig varslingsbudsjett. Det fortsetter til du endrer det; et restbeløp overføres ikke til neste måned. KI fortsetter å virke når et budsjett er overskredet. Det er ikke ekstra forhåndsbetalt kreditt. Saldoen på skoleeierens forhåndsbetalte kreditt, med innbetalinger og trekk for de faktiske kostnadene, vises separat under Forhåndsbetalt saldo; den ser bare skoleeieradministratorer.
Budsjett per ansatt. En ansatt har bare et månedsbudsjett hvis dere selv angir det: en standard per rolle, en skolestandard eller et unntak (se Personer). Er ingenting angitt, står det Ikke angitt. Det gjelder også lærere og ansatte som bruker skrivebordsappen.
Elever har ikke eget budsjett og telles ikke med i budsjettet til skolen eller organisasjonen. Bruken deres telles likevel med i de målte kostnadene til skolen deres.
Så lenge du ikke selv fyller inn et beløp, følger en skoles budsjett av kontoene til de ansatte (budsjettene deres lagt sammen) og organisasjonens budsjett av alle ansattkontoer. Det skjer bare hvis det er angitt budsjetter per person; uten eget beløp og uten budsjetter per person står det Ikke angitt. Når Vis kostnader per person er slått på, ser du under beløpet hvor det kommer fra, for eksempel «120 ansattkontoer × budsjett per person». Bare den som har logget inn minst én gang, har en konto: ansatte som finnes i systemet, men aldri har logget inn, telles ikke med. En konto uten ansatt- eller elevprofil telles med for organisasjonen. Kontoer hører til en skole via e-postadressen til den ansatte.
Endre budsjett
Når Vis kostnader per person er slått på, beregnes budsjettene for organisasjonen og skolene ut fra budsjettene per person, og du kan ikke endre dem manuelt. Da endrer du standarden per profil, skolestandarden eller et unntak (se Personer). Når innstillingen er slått av, angir du budsjettet slik:
- Klikk på Endre budsjett ved organisasjonen eller ved en skole.
- Fyll inn Månedsbudsjett i euro. La feltet stå tomt: da følger budsjettet igjen av kontoene, eller det står Ikke angitt hvis det ikke finnes budsjetter per person. Null er et budsjett på € 0.
- Velg under Gjelder fra måneden budsjettet skal gjelde fra. Det gjelder hver måned fra og med den måneden, til du endrer det igjen. Tidligere måneder beholder sitt eget budsjett.
- Fyll inn Årsak til endring, og klikk på Lagre.
Hver endring lagres med årsak og tidspunkt.
Personer
Fanen Personer, med standarden per rolle, unntakene og avvikene, er bare synlig når Vis kostnader per person er slått på (se Innstillinger).
Under Personer angir du budsjetter per person. Personer vises med navn; i e-poster kun med initialer.
- Standard per rolle: et månedsbudsjett per profil for hele organisasjonen: ansatte og lærere. Skoleeieradministratorer angir dette. Uten angitt standard står det Ikke angitt.
- Lærere er ansatte som er registrert som lærer i profilen sin.
- Standard per rolle for en skole: en skole kan ha sin egen standard. Skoleadministratorer angir den for sin egen skole; uten egen standard følger skolen organisasjonen.
- Unntak: et eget budsjett for én ansatt. Klikk på Legg til unntak, søk opp personen med e-postadressen og fyll inn budsjettet. Du finner bare personer innenfor dine egne skoler. For elever kan du ikke angi et unntak.
For hver person gjelder først personens eget unntak, deretter skolens standard og ellers organisasjonens standard. Er ingen av dem angitt, har personen ikke noe budsjett. I listen ser du for hver person de målte kostnadene, budsjettet, hvor budsjettet kommer fra, og hvor stor del som er brukt. For elever står det Ikke noe budsjett. Hvis du lar et unntak eller en skolestandard stå tomt, gjelder standarden igjen.
Avvik fra standarden
Bare synlig når Vis kostnader per person er slått på.
På fanen Personer står under Avvik fra standarden alle skolestandarder og unntak som gjelder denne måneden, med standarden de avviker fra, hvem som har angitt dem, når og med hvilken årsak. Med Historikk ser du hver endring: det gamle og det nye beløpet, fra hvilken måned, av hvem og hvorfor. Alle endringer lagres og kan ikke slettes.
Budsjettvarsler
Hver morgen kontrolleres det om organisasjonen, en skole eller en person har nådd 50%, 75%, 90% eller 100% av budsjettet. Administratorer ser da en teller på flisen KI-bruk i administrasjonsoversikten og varselet på fanen Budsjettvarsler på denne siden. Et varsel stopper aldri KI. Elever får ikke varsler.
- Skoleeieradministratorer ser varsler om organisasjonen, alle skoler og alle personer.
- Skoleadministratorer ser varsler om sin egen skole og personene der.
Varsler om personer vises bare når Vis kostnader per person er slått på.
På fanen Budsjettvarsler står alle varsler for den valgte måneden, med målt beløp, budsjettet og datoen for varselet. Med Merk som sett telles de ikke lenger med i telleren på flisen, for alle administratorer; på fanen blir de stående.
Varsler på e-post
På samme fane velger du under Budsjettvarsler på e-post ansatte som får en e-post ved et nytt varsel. Søk opp en ansatt med navn eller e-postadresse, legg vedkommende til og klikk på Lagre. Som standard får ingen e-post.
- Ser du på én skole, velger du mottakerne for den skolen. De får varsler om skolens budsjett og, når Vis kostnader per person er slått på, om personene på skolen (med initialer).
- Ser du som skoleeieradministrator på alle skoler, velger du mottakerne av varslene om organisasjonsbudsjettet.
Etter kontrollen hver morgen får hver mottaker én e-post med alle nye varsler.
Ukentlig e-post
Administratorene som er angitt for miljøet, får hver mandag en e-post med de målte kostnadene for inneværende måned:
- totalbeløpet og budsjettet for organisasjonen;
- månedens budsjettvarsler;
- for hver skole budsjettet og hvor stor del av det som er brukt;
- personene som ligger over budsjettet sitt, med initialene sine (bare når Vis kostnader per person er slått på).
E-posten bruker de samme målte kostnadene som denne siden. Leverandørfakturaene vises fortsatt under Kontroll mot leverandørfakturaer.