Assistants

Avec les assistants dans AI-School, vous pouvez préparer une tâche récurrente, une méthode de travail fixe ou une forme d’accompagnement spécifique. Un assistant peut par exemple aider à la préparation des cours, à l’enseignement des langues, au feedback, à l’explication de documents ou à un exercice de conversation orale.

Aperçu des assistants

Ouvrez Assistants depuis le menu principal. En haut, vous pouvez filtrer l’aperçu :

• Tout affiche tous les assistants qui sont disponibles pour vous.
• Créés par moi affiche les assistants que vous avez créés vous-même.
• Partagés avec moi affiche les assistants qu’une personne a partagés avec vous directement ou via un groupe.
• De mon organisation affiche les assistants mis à disposition à l’échelle de l’organisation.
• Favoris affiche les assistants que vous avez épinglés sur le tableau de bord.

Survolez une icône de filtre pour voir le nom. Sur une carte d’assistant, vous voyez les informations principales. Via Détails, vous consultez entre autres le créateur et les personnes avec lesquelles l’assistant a été partagé.

Travailler avec des collections

Les collections vous permettent d’organiser votre propre aperçu des assistants, par exemple en Préparation de cours d’anglais, Histoire ou Mentorat.

1. Cliquez sur Nouvelle collection.
2. Donnez à la collection un nom reconnaissable.
3. Faites glisser des assistants vers la collection ou déplacez-les via Gérer.
4. Faites glisser les collections elles-mêmes pour modifier leur ordre.

Vous pouvez renommer ou supprimer une collection plus tard. Lorsqu’une collection est supprimée, les assistants continuent d’exister ; ils se retrouvent simplement hors d’une collection. Les collections vides ne sont pas affichées lorsqu’un filtre actif ne contient aucun assistant correspondant.

Créer un assistant

En haut de l’aperçu se trouve une grande carte permettant de créer un nouvel assistant. Créer un assistant avec l’IA est la méthode recommandée. Si vous souhaitez tout définir vous-même, choisissez Configurer un assistant vous-même.

Créer un assistant avec l’IA

Avec la méthode IA, les questions sont regroupées sur une seule page :

1. Renseignez éventuellement d’abord un nom.
2. Cochez Créer un assistant vocal lorsque les utilisateurs doivent surtout mener une conversation orale en temps réel avec l’assistant. Via l’icône d’information, vous pouvez lire dans quels cas cela est utile.
3. Décrivez ce que l’assistant doit faire et à qui il est destiné.
4. Décrivez comment l’assistant doit fonctionner et répondre, par exemple le rôle, la méthode, le ton et les limites importantes.

L’IA élabore ensuite une proposition complète. Sur la base de votre description, elle détermine quels outils et paramètres sont nécessaires. Vous n’avez donc pas besoin de faire ces choix techniques vous-même à l’avance. Vérifiez la proposition et indiquez les éventuelles modifications avant de l’approuver et de l’enregistrer.

L’IA demande aussi si l’assistant sera Public ou Personnel. Voir Public ou personnel.

Avec la croix en haut à droite, vous pouvez quitter la création avec l’IA sans enregistrer d’assistant.

Configurer un assistant vous-même

La méthode manuelle se compose de cinq étapes :

1. Objectif et nom – donnez à l’assistant un nom et une description. Vous pouvez aussi y choisir un assistant vocal.
2. Instructions – décrivez ce que l’assistant doit faire, quel rôle il a et quelle méthode et quel ton il doit adopter. Ajoutez éventuellement une question d’exemple pour permettre aux utilisateurs de commencer la conversation.
3. Options – ajoutez éventuellement des fichiers ou des images. Le modèle de langue par défaut est déjà sélectionné. Sous le choix du modèle, vous déterminez également ce que les autres utilisateurs peuvent faire avec les fichiers et images de l’assistant.
4. Outils – activez uniquement les outils supplémentaires dont l’assistant a besoin. Survolez un outil pour obtenir une brève explication.
5. Tester et enregistrer – vérifiez les paramètres, testez éventuellement l’assistant, puis enregistrez-le.

Pour un assistant vocal, seuls les paramètres et outils pris en charge pendant la parole en temps réel sont visibles. Les images de référence ne sont pas encore disponibles lors de la création d’un assistant vocal.

Dans le bloc Visibilité, vous choisissez si l’assistant est Public ou Personnel.

Modifier un assistant

Ouvrez Gérer pour un assistant et choisissez Modifier. Le formulaire de modification utilise les mêmes étapes claires que la création manuelle. Les valeurs existantes, y compris le modèle d’IA choisi, sont reprises. Les champs pour lesquels aucune valeur n’existe encore restent vides.

Les assistants plus anciens existants continuent de fonctionner de la même manière. Ils n’ont pas besoin d’être recréés ou convertis.

Public ou personnel

Pour votre propre assistant, choisissez sous Visibilité entre Public et Personnel. Vous faites ce choix lors de la création et de la modification de l’assistant, dans la conversation avec l’IA via Créer un assistant avec l’IA et lorsque vous copiez un assistant.

• Public : les administrateurs de l’école et du conseil voient l’assistant dans Gérer et peuvent en faire une copie pour le partager plus largement. Votre propre assistant n’en est pas modifié.
• Personnel : les administrateurs ne voient pas l’assistant et ne peuvent pas le copier. Vous pouvez toutefois partager vous-même l’assistant avec des collègues ou des groupes.

Les nouveaux assistants sont définis par défaut sur Public. Les assistants qui existaient déjà avant ce choix sont Personnels jusqu’à ce que vous le modifiiez vous-même.

Public ne rend pas un assistant visible pour les collègues. Cela n’arrive que si vous partagez l’assistant. Les élèves n’ont pas ce choix : leurs assistants sont toujours personnels.

Partager et utiliser

Via Gérer, vous déterminez avec qui vous partagez un assistant. Vous pouvez le partager avec des collègues individuels, un ou plusieurs groupes ou — si vous êtes administrateur du conseil — avec tous les membres du personnel du conseil. La carte indique toujours que vous avez créé l’assistant ; via Détails, vous voyez la destination précise du partage.

Avec les élèves, vous partagez via des groupes et des classes ou personnellement. Dans l’onglet Groupes, se trouve le bloc Sélection rapide. Il vous permet de cocher en une seule fois tous les groupes appropriés : Cycle inférieur (année scolaire 1–3), Cycle supérieur (année scolaire 4–6), une année scolaire ou un niveau, comme havo ou vwo. Ensuite, vous pouvez encore cocher ou décocher des groupes individuels. Pour les groupes de l’enseignement primaire, comme Groupe 5, le cycle inférieur et le cycle supérieur n’apparaissent pas.

Le partage ne modifie pas le statut : un assistant en Brouillon reste un brouillon après le partage.

Vous pouvez aussi rendre un assistant disponible via un code de partage. Le code de partage change automatiquement à chaque heure pleine. Générez un nouveau code lorsqu’un code précédemment partagé a expiré.

Cliquez sur Chat pour utiliser l’assistant. Épinglez les assistants fréquemment utilisés en favoris afin qu’ils apparaissent aussi sur le tableau de bord.

Testez avant de partager

Essayez toujours d’abord vous-même un nouvel assistant ou un assistant modifié. Vérifiez si les instructions sont claires, si les bons outils sont utilisés et si les réponses conviennent au public visé.

Ce qu’il faut savoir

Un assistant peut commettre des erreurs ou réagir de manière inattendue. Considérez donc le résultat comme une aide et vérifiez toujours les informations importantes à l’aide de sources fiables. Un assistant ne remplace pas un enseignant ni un jugement professionnel.

Propriété et droits

Les assistants personnels sont gérés par leur créateur. En cas de propriété institutionnelle, les administrateurs compétents actuels gèrent l’assistant ou le workflow au sein de leur propre entité organisationnelle. Le contenu reste disponible si le créateur quitte l’organisation. La propriété et le partage sont des paramètres distincts : les droits d’utilisation ne donnent pas de droits de modification.

Les élèves peuvent créer leurs propres assistants, y compris avec l’IA, les modifier et les partager avec des camarades de classe au sein de la même école et de leur propre classe. Les collections, les favoris et l’ordre restent personnels. Les élèves utilisent les préréglages autorisés Assistant pédagogique et Recherche approfondie ; ils ne créent ni ne modifient de workflows et ne gèrent pas d’assistants d’école ou de conseil.

Les fichiers des assistants d’école et de conseil, les workflows et les modèles de documents sont conservés de manière autonome par l’institution. Lorsqu’un fichier personnel est associé, l’assistant reçoit sa propre copie, y compris le texte de recherche traité. L’original personnel reste existant. Le départ de l’utilisateur ayant téléversé le fichier ne supprime pas la copie institutionnelle ; l’utilisateur reste seulement enregistré comme source.

Partager avec des groupes anonymes

Ouvrez Partager et, sous Groupes, choisissez un groupe anonyme actif de votre école. Les membres du groupe voient l’assistant dans leur aperçu. Supprimez la sélection pour retirer le partage de groupe. En cas de suppression du groupe ou de désactivation du groupe, cet accès expire ; une autre voie de partage peut conserver l’accès. Le partage n’accorde pas de droits de modification.

Modifier un assistant avec l’IA

Choisissez Modifier dans le menu d’un assistant existant. Cliquez ensuite sur Modifier l’assistant avec l’IA dans la barre d’outils en haut de l’écran de modification. Cette option n’est disponible que si vous êtes autorisé à modifier l’assistant.

À gauche, vous discutez des modifications avec l’IA. À droite, le formulaire de modification normal complet reste disponible et vous voyez les champs ajustés. Vous pouvez les modifier vous-même davantage ou donner une consigne de suivi. Vérifiez le résultat et cliquez sur Enregistrer pour conserver vos modifications.

Notifications de partage

Choisissez Enregistrer pour conserver les paramètres de partage d’un assistant ou d’un workflow. Seuls les nouveaux collègues individuels sélectionnés reçoivent un e-mail ; enregistrer à nouveau ne leur envoie pas de nouvelle notification. Le partage avec des groupes ou avec toute l’organisation n’envoie pas d’e-mails séparés à tous les membres. L’e-mail affiche la personne qui partage, les données scolaires et organisationnelles disponibles ainsi que l’adresse de contact. La carte affiche le créateur et les nombres de personnes et de groupes, sans les noms des autres destinataires. Si la préparation d’un e-mail échoue, l’application le signale séparément ; les paramètres de partage peuvent alors déjà avoir été enregistrés.