Gérer les assistants

Dans l’environnement de gestion, les administrateurs de l’école et du conseil voient les assistants de l’école et du conseil, leurs propres assistants et les assistants publics de leurs collègues. Ils peuvent consulter, copier et partager ces assistants. Les administrateurs du conseil peuvent aussi rendre des assistants disponibles à l’échelle du conseil.

Vue d’ensemble des assistants

La vue d’ensemble des assistants affiche les assistants de l’école et du conseil, vos propres assistants et les assistants que des collègues ont mis en Public. Les assistants personnels des collègues n’y figurent pas. Avec le filtre en haut, choisissez ce que vous voyez :

• Tous
• Publics des collaborateurs
• École et conseil
• Les miens

Sous le filtre, le nombre d’assistants personnels supplémentaires est indiqué. Ils ne sont pas visibles.

La colonne Créateur affiche Vous ou le nom du créateur, avec en dessous Public, Personnel, École ou Conseil. Vous voyez aussi le modèle utilisé, le statut et la date de création de l’assistant. Le menu d’actions n’affiche que les actions que vous êtes réellement autorisé à effectuer pour cet assistant.

Lisez Assistants pour savoir comment les collaborateurs choisissent si leur assistant est public ou personnel.

Copier des assistants publics

Un administrateur d’école peut copier des assistants publics de collègues au sein de sa propre école ou de ses écoles. Un administrateur du conseil peut le faire à l’échelle de tout le conseil. Lors de la copie, vous choisissez si la copie devient Public ou Personnel. La copie n’a pas de paramètres de partage. L’assistant du créateur ne change pas.

Si vous choisissez Modifier pour un assistant d’un collègue, AI-School demande Créer une copie pour modifier ? Seul le créateur peut modifier l’original. Après confirmation, la copie s’ouvre dans l’écran d’édition.

Workflows n8n

Via Assistants → Assistants de workflow → Nouveau workflow → Workflow n8n, les administrateurs peuvent enregistrer un workflow n8n. Ce workflow lance un webhook n8n directement depuis AI-School. Utilisez toujours pour cela l’URL de production d’un n8n Webhook Trigger avec POST et l’authentification par en-tête.

Consultez Workflows n8n pour la configuration complète dans AI-School et n8n.

Partager un assistant

Les administrateurs peuvent partager les assistants qu’ils gèrent, comme les assistants de l’école et du conseil, avec des groupes et des collègues. Si vous voulez utiliser plus largement un assistant public d’un collègue, faites-en une copie et partagez-la.

Avec les élèves, le partage se fait via des groupes et des classes ou individuellement. Dans l’onglet Groupes du panneau de partage, se trouve le bloc Sélection rapide. Il permet de cocher en une fois tous les groupes pertinents : Cycle inférieur (années 1–3), Cycle supérieur (années 4–6), une année scolaire ou un niveau, comme havo ou vwo. Ensuite, vous pouvez encore cocher ou décocher des groupes séparés. Pour les groupes de l’enseignement primaire, comme Groep 5, les cycles inférieur et supérieur n’apparaissent pas.

Le partage ne change pas le statut : un assistant en Draft reste un draft après le partage.

Partage à l’échelle du conseil

Seul un administrateur du conseil peut activer le partage à l’échelle du conseil. L’assistant devient alors automatiquement disponible pour tous les collaborateurs du conseil et apparaît dans leur vue d’ensemble des assistants.

Le partage à l’échelle du conseil avec tous les élèves n’est plus possible. Les partages existants avec tous les élèves continuent de fonctionner, mais il n’est plus possible d’en créer de nouveaux. Partagez avec les élèves via des groupes et des classes ou individuellement.

Partage efficace

Le partage à l’échelle du conseil est surtout utile pour les assistants que tous les collaborateurs peuvent utiliser, comme un assistant pour la préparation des cours ou pour la langue néerlandaise. Vous évitez ainsi de devoir sélectionner manuellement chaque groupe et chaque collaborateur.

Statut de l’assistant

Les assistants peuvent avoir deux statuts :

• Draft - L’assistant est encore en développement et visible uniquement par le créateur
• Visible - L’assistant est publié et peut être partagé avec d’autres

Pour les assistants que vous gérez, comme vos propres assistants et les assistants de l’école et du conseil, vous pouvez modifier le statut. Pour un assistant public d’un collègue, vous pouvez uniquement consulter le statut. Le créateur conserve le contrôle sur le statut.